Mehrtägige Termine bei Abwesenheiten und Feiertagen automatisch aufteilen

Wenn Sie einen Termin über mehrere Tage planen, fallen einzelne Tage oft aus – etwa weil ein Mitarbeiter Urlaub hat, ein Feiertag dazwischenliegt oder das Wochenende arbeitsfrei ist. Das System kann solche Termine automatisch so aufteilen, dass nur die tatsächlich arbeitsfähigen Tage übrig bleiben. Dieser Artikel erklärt, wie die Funktion arbeitet und wie Sie sie aktivieren.

Wo finde ich die Einstellung?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Einstellungen und wechseln Sie auf den Reiter "Planung". Im Abschnitt "Automatisierungen" finden Sie die Option "Bei mehrtägigen Terminen Abwesenheiten, Feiertage und Wochenenden überspringen". Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert.

Was bewirkt die Funktion?

Ist die Option aktiviert und Sie legen einen mehrtägigen Termin mit eingeplanten Mitarbeitern an, prüft das System jeden einzelnen Tag. Tage, an denen ein eingeplanter Mitarbeiter nicht arbeitet, werden ausgelassen. Aus dem durchgehenden Termin entstehen dadurch mehrere kürzere Termine, die nur die arbeitsfähigen Tage abdecken.

Beispiel: Sie planen einen Termin von Montag bis Freitag. Der eingeplante Mitarbeiter hat am Mittwoch Urlaub. Das System legt daraus zwei Termine an: einen von Montag bis Dienstag und einen von Donnerstag bis Freitag. Der Mittwoch bleibt frei.

Welche Tage werden übersprungen?

• Feiertage: entsprechend der dem Mitarbeiter zugeordneten Feiertagsgruppe. Halbe Feiertage blockieren nicht.
• Arbeitsfreie Tage und Wochenenden: gemäß dem hinterlegten Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters. Wer z.B. samstags nicht arbeitet, bekommt für Samstage keinen Termin.
• Ganztägiger Urlaub: genehmigte (akzeptierte) Urlaubstage. Halbe Urlaubstage blockieren nicht.
• Ganztägige genehmigte Abwesenheiten wie Krankheit oder sonstige Abwesenheiten. Stundenweise Einträge (z.B. ein zweistündiger Arzttermin) blockieren nicht – an diesen Tagen wird also weiterhin geplant.

Mehrere Mitarbeiter auf einem Termin

Sind mehrere Mitarbeiter eingeplant, betrachtet das System die Verfügbarkeit pro Tag und pro Mitarbeiter. Nur der abwesende Mitarbeiter bekommt eigene, kürzere Termine – die übrigen behalten den durchgehenden Termin.

Beispiel: Max und Peter sind von Montag bis Freitag eingeplant. Max hat Dienstag und Mittwoch Urlaub. Peter behält den durchgehenden Termin Montag bis Freitag. Für Max entstehen zwei kürzere Termine (Montag sowie Donnerstag bis Freitag).

Beim Anlegen und beim Verschieben

• Beim Anlegen eines Termins erfolgt die Aufteilung automatisch. Würden dabei sehr viele Teil-Termine entstehen, fragt das System vorher zur Sicherheit nach, ob die Aufteilung wirklich durchgeführt werden soll.
• Beim Verschieben oder Ziehen eines Termins im Kalender wird die Aufteilung im Hintergrund vorgenommen, ohne Rückfrage.
• Wiederkehrende Termin-Serien werden nicht aufgeteilt.

Häufige Fragen

Werden bestehende Termine nachträglich aufgeteilt?
Nein. Die Aufteilung greift nur bei Terminen, die nach dem Aktivieren neu angelegt oder verschoben werden. Bereits bestehende Termine bleiben unverändert.

Blockiert ein halber Urlaubstag den Tag?
Nein. Halbe Urlaubstage und halbe Feiertage werden weiterhin verplant.

Was ist mit kurzen, stundenweisen Abwesenheiten?
Stundenweise erfasste Abwesenheiten (z.B. ein kurzer Arzttermin) blockieren den Tag nicht. Nur ganztägige Abwesenheiten führen dazu, dass ein Tag ausgelassen wird.

Warum wurde mein mehrtägiger Termin gar nicht aufgeteilt?
Mögliche Gründe: Es war eine wiederkehrende Serie, es waren keine Mitarbeiter eingeplant, oder keiner der eingeplanten Mitarbeiter war an einem der Tage abwesend bzw. hatte einen freien Tag.