Abwesenheiten an arbeitsfreien Werktagen in der Zeiterfassung anzeigen

Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Wochenstunden an weniger als fünf Tagen leisten (zum Beispiel eine Woche mit freiem Freitag), werden Urlaub und andere Abwesenheiten an diesem freien Tag in der Zeiterfassung standardmäßig nicht angezeigt – der Tag hat ja keine Soll-Stunden. Mit der Einstellung "Abwesenheiten an freien Werktagen anzeigen" können Sie festlegen, dass eine Abwesenheit an solchen Tagen trotzdem sichtbar bleibt.

Wann ist diese Einstellung sinnvoll?

Die Einstellung richtet sich an Betriebe mit einem arbeitsfreien Werktag im Arbeitszeitmodell (zum Beispiel einem freien Freitag mit der Soll-Zeit 0:00). Liegt eine mehrtägige Abwesenheit über diesen Tag, soll in der Zeiterfassung erkennbar sein, dass der Mitarbeiter auch an diesem Tag abwesend war – etwa für das Lohnbüro.

• Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet von Montag bis Donnerstag, der Freitag ist frei. Er nimmt Urlaub von Montag bis Freitag. Ohne die Einstellung erscheint der Urlaub nur von Montag bis Donnerstag in der Zeiterfassung; der Freitag bleibt leer. Mit der Einstellung wird der Urlaub auch am Freitag mit 0:00 angezeigt.

Die Einstellung gilt für alle Abwesenheitsarten – also nicht nur Urlaub, sondern auch Krankheit, Schulung, Berufsschule und weitere.

Wo finde ich die Einstellung?

Die Option gehört zum Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters und erscheint nur dann, wenn sie auch benötigt wird – also wenn im Arbeitszeitmodell ein freier Werktag hinterlegt ist.

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Mitarbeiter.
• Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter und wechseln Sie auf den Reiter "Arbeitszeitmodelle".
• Öffnen Sie das gültige Arbeitszeitmodell.

Schritt für Schritt einrichten

• Aktivieren Sie im Arbeitszeitmodell den Schalter "Arbeitszeit weicht an einzelnen Tagen ab".
• Tragen Sie beim arbeitsfreien Tag (zum Beispiel "Soll-Zeit Freitag") die Zeit 0:00 ein.
• Sobald ein Werktag (Montag bis Freitag) auf 0:00 steht, erscheint die Checkbox "Abwesenheiten an freien Werktagen anzeigen".
• Setzen Sie das Häkchen. Die Einstellung wird automatisch gespeichert und gilt für alle Mitarbeiter, die dieses Arbeitszeitmodell verwenden.

Was bewirkt die Einstellung?

• Mit Häkchen: Urlaub und Abwesenheiten werden an arbeitsfreien Werktagen (Montag bis Freitag mit Soll-Zeit 0:00) mit 0:00 in der Zeiterfassung eingeblendet.
• Ohne Häkchen: Es bleibt beim bisherigen Verhalten – an freien Werktagen wird keine Abwesenheit angezeigt.

Was bleibt unverändert?

• Es handelt sich um eine reine Anzeige. Es werden 0:00 Stunden ausgewiesen.
• Soll- und Ist-Stunden sowie das Stundenkonto bleiben unverändert.
• Der Urlaubsanspruch und die Anzahl der verbrauchten Urlaubstage werden nicht verändert.
• Die Einblendung erscheint nicht im Lohn- bzw. DATEV-Export und nicht auf dem PDF-Stundenzettel.
• Feiertage und Wochenenden bleiben von der Einstellung ausgenommen.

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Einstellung nicht?
Die Checkbox erscheint nur, wenn im Arbeitszeitmodell ein freier Werktag hinterlegt ist (ein Tag von Montag bis Freitag mit der Soll-Zeit 0:00). Bei einer normalen 5-Tage-Woche wird die Einstellung nicht benötigt und daher ausgeblendet.

Wird der freie Tag dadurch zu einem Arbeitstag?
Nein. Die Soll-Stunden bleiben bei 0:00. Es wird lediglich die Abwesenheit angezeigt, damit erkennbar ist, dass der Mitarbeiter an diesem Tag abwesend war.

Verändert sich dadurch mein Urlaubskonto?
Nein. Die Anzahl der verbrauchten Urlaubstage bleibt gleich. Soll Ihr Urlaub an einem freien Werktag stattdessen als zusätzlicher Urlaubstag verrechnet werden, nutzen Sie die separate Einstellung "Urlaub für die ganze Woche (Mo–Fr) abrechnen".

Worin unterscheiden sich die beiden Einstellungen?
"Abwesenheiten an freien Werktagen anzeigen" ist eine reine Anzeige und verändert keine Stunden und keinen Urlaubsverbrauch. "Urlaub für die ganze Woche (Mo–Fr) abrechnen" hingegen zählt den freien Werktag zusätzlich als verbrauchten Urlaubstag. Beide Einstellungen lassen sich unabhängig voneinander nutzen.

Gilt die Anzeige auch für Krankheit und andere Abwesenheiten?
Ja. Die Einstellung gilt für alle Abwesenheitsarten, zum Beispiel Urlaub, Krankheit, Schulung oder Berufsschule.