Abo-Rechnungen - wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen

Mit Abo-Rechnungen richten Sie eine wiederkehrende Rechnung einmalig ein - das System erstellt sie danach automatisch zum festgelegten Termin, mit fortlaufender Rechnungsnummer. Das eignet sich zum Beispiel für Wartungsverträge, Pflege-Abonnements oder Winterdienst. Auf Wunsch wird die fertige Rechnung sogar automatisch per E-Mail an den Kunden versendet.

Was ist eine Abo-Rechnung?

Eine Abo-Rechnung ist keine eigene Rechnung, sondern eine Regel: Sie legen eine bestehende Rechnung als Muster fest und bestimmen, in welchem Rhythmus daraus neue Rechnungen entstehen sollen. Zum jeweiligen Termin erzeugt das System dann automatisch eine neue, vollwertige Rechnung mit denselben Positionen und Texten wie das Muster - für dasselbe Projekt und denselben Kunden.

Der Unterschied zur Rechnungsvorlage: Aus einer Vorlage erstellen Sie neue Rechnungen jedes Mal selbst von Hand. Eine Abo-Rechnung erledigt genau das automatisch nach Zeitplan.

Ein Abo einrichten

• Öffnen Sie die Rechnung, die als Muster dienen soll (das funktioniert mit Entwürfen ebenso wie mit bereits abgeschlossenen Rechnungen).
• Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und dann auf "Als Abo-Rechnung einrichten".
• Es öffnet sich ein Fenster mit wenigen Angaben.

Im Fenster legen Sie fest:

• Name: eine aussagekräftige Bezeichnung, zum Beispiel "Wartung Heizung Meier".
• Wie oft? den Rhythmus - monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.
• Erste Rechnung am: das Datum, an dem die erste Rechnung entstehen soll.
• Laufzeit: entweder "unbegrenzt" (läuft, bis Sie es beenden) oder mit einem Enddatum unter "Läuft bis".
• Was soll passieren? - hier wählen Sie einen der beiden Modi (siehe nächster Abschnitt).

Mit einem Klick auf "Abo einrichten" ist das Abo aktiv. Sie gelangen anschließend direkt zur Übersicht Ihrer Abo-Rechnungen.

Die beiden Modi im Vergleich

• Rechnung nur vorbereiten: Zum Termin erstellt das System einen Rechnungs-Entwurf. Sie prüfen ihn in Ruhe und schließen ihn selbst ab beziehungsweise versenden ihn selbst. Dieser Modus ist die sichere Wahl, wenn Sie vor dem Versand noch einmal draufschauen möchten.
• Automatisch erstellen und versenden: Zum Termin wird die Rechnung fertig erstellt, erhält ihre fortlaufende Rechnungsnummer und wird automatisch per E-Mail an den Kunden geschickt - ohne weiteres Zutun.

Ist beim automatischen Versand keine gültige E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegt, wird die Rechnung trotzdem fertig erstellt, aber nicht verschickt. Sie können sie dann von Hand versenden. So geht keine Rechnung verloren und es wird nie versehentlich ohne Empfänger versendet.

Abo-Rechnungen verwalten

Die Übersicht aller Abos finden Sie im Verwaltungssystem unter "Rechnungen" in der Rechnungsübersicht über den Button "Abo-Rechnungen" oben (direkt neben "Vorlagen").

In der Übersicht sehen Sie pro Abo den Namen, den Kunden, den Betrag, den Rhythmus, den Termin der nächsten Rechnung sowie den Modus ("Entwurf" oder "Automatik").

Pro Abo stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Aktiv-Schalter: Mit dem Schalter in der Spalte "Aktiv" pausieren oder aktivieren Sie ein Abo, ohne es zu löschen. Ein pausiertes Abo erzeugt keine automatischen Rechnungen mehr.
• jetzt erstellen: Erstellt sofort eine Rechnung aus dem Abo, unabhängig vom nächsten Termin - praktisch, wenn Sie einmalig vorziehen möchten.
• Bearbeiten (Stift-Symbol): Ändert Name, Rhythmus, den nächsten Termin, das Enddatum und den Modus.
• Löschen (Papierkorb-Symbol): Entfernt das Abo. Bereits erstellte Rechnungen bleiben dabei erhalten.

Alle Abo-Rechnungen auf einmal pausieren

Neben dem Pausieren einzelner Abos über den Aktiv-Schalter lässt sich die automatische Erstellung aller Abo-Rechnungen eines Betriebs mit einem einzigen Schalter anhalten. Das ist praktisch, wenn Sie kurzfristig die Kontrolle über sämtliche Abo-Läufe behalten möchten, ohne jedes Abo einzeln zu bearbeiten.

Klicken Sie dazu in der Übersicht "Abo-Rechnungen" oben rechts auf "Abo-Rechnungen konfigurieren" und aktivieren Sie den Schalter "Automatische Erstellung aller Abo-Rechnungen pausieren". Fällige Termine bleiben dabei stehen und werden automatisch nachgeholt, sobald Sie die Pause wieder beenden. Die Aktion "jetzt erstellen" bei einem einzelnen Abo ist von dieser Pause nicht betroffen und funktioniert weiterhin.

Abo-Rechnung an ein Projekt-Datumsfeld koppeln

Bei manchen Verträgen soll die nächste Rechnung erst entstehen, wenn die vereinbarte Leistung tatsächlich erbracht wurde - zum Beispiel bei einem Wartungsvertrag, der erst nach dem jährlichen Service abgerechnet werden soll. Dafür lässt sich ein Abo optional an ein eigenes Projekt-Datumsfeld koppeln.

Öffnen Sie dazu ein Abo über das Stift-Symbol "Bearbeiten" und wählen Sie unter "Erst erstellen, wenn Projektfeld aktualisiert wurde" das gewünschte Datumsfeld aus. Das System erzeugt die nächste Rechnung dann erst, wenn dieses Feld seit der letzten Abo-Rechnung ein neueres Datum trägt - zum Beispiel weil es über eine Frage im Rapport automatisch gesetzt wurde. Die allererste Rechnung eines neuen Abos wird davon unabhängig immer erstellt.

Ohne Auswahl (Option "— keine Sperre (immer erstellen) —") entsteht die Rechnung wie gewohnt allein nach dem Zeitplan.

Häufige Fragen

Werden bestehende Rechnungen verändert, wenn ich das Muster ändere?
Nein. Ein geändertes Muster wirkt sich nur auf künftig erzeugte Abo-Rechnungen aus. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.

Was passiert mit einem Abo am Monatsende, zum Beispiel bei "jeden 31."?
Der Termin bleibt am Monatsende. In Monaten ohne 31. (etwa im Februar) wird der letzte Tag des Monats verwendet; im Folgemonat kehrt der Termin wieder auf den gewünschten Tag zurück.

Kann ich ein Abo vorübergehend anhalten?
Ja. Nutzen Sie dazu den Aktiv-Schalter in der Übersicht. Solange das Abo pausiert ist, entstehen keine automatischen Rechnungen. Sie können es jederzeit wieder aktivieren.

Muss ich beim automatischen Versand etwas beachten?
Beim Kunden sollte eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Fehlt sie, wird die Rechnung dennoch erstellt, aber nicht versendet - Sie können sie dann selbst verschicken.

Worin unterscheidet sich eine Abo-Rechnung von einer Rechnungsvorlage?
Eine Rechnungsvorlage ist eine Schablone, aus der Sie bei Bedarf selbst eine Rechnung erstellen. Eine Abo-Rechnung erzeugt neue Rechnungen automatisch nach Zeitplan - ohne dass Sie jedes Mal aktiv werden müssen.

Kann ich die automatische Erstellung für alle Abos gleichzeitig anhalten?
Ja. Nutzen Sie dazu den Button "Abo-Rechnungen konfigurieren" oben in der Übersicht und aktivieren Sie dort "Automatische Erstellung aller Abo-Rechnungen pausieren". Fällige Termine bleiben erhalten und werden nach dem Beenden der Pause automatisch nachgeholt.

Kann ich eine Abo-Rechnung erst erzeugen lassen, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde?
Ja, über die Kopplung an ein Projekt-Datumsfeld beim Bearbeiten des Abos. Solange das gewählte Feld seit der letzten Rechnung nicht aktualisiert wurde, entsteht keine neue Rechnung.