Fahrzeug als Pflichtfeld bei der Zeiterfassung

Damit bei der Zeiterfassung kein Fahrzeug mehr vergessen wird, können Sie die Fahrzeug-Auswahl zu einem Pflichtfeld machen. Ihre Mitarbeiter müssen dann bei jeder Zeiterfassung bewusst ein Fahrzeug oder ausdrücklich "Kein Fahrzeug" auswählen. So gehen keine Anfahrtspesen mehr verloren, nur weil das Fahrzeug nicht angegeben wurde.

Wo finde ich die Einstellung?

Die Einstellung befindet sich im Verwaltungssystem unter Einstellungen → Optionen → Reiter "Zeiterfassung". Dort finden Sie den Schalter "Fahrzeug muss bei Zeiteinträgen angegeben werden (Pflichtfeld)".

Der Schalter erscheint nur, wenn zuvor die Option "Fahrzeug auswählbar" aktiviert ist. Nur dann steht Ihren Mitarbeitern überhaupt eine Fahrzeug-Auswahl zur Verfügung, die dann zur Pflicht gemacht werden kann. Im Auslieferungszustand ist der Schalter ausgeschaltet.

Wie wirkt sich der Schalter aus?

Ist die Option aktiv, wird die Fahrzeug-Auswahl bei der Zeiterfassung zum Pflichtfeld. Ihre Mitarbeiter können eine Zeiterfassung erst abschließen, nachdem sie entweder ein Fahrzeug oder die Auswahl "Kein Fahrzeug" gewählt haben. Die Auswahl "Kein Fahrzeug" ist bewusst vorgesehen, damit auch Einsätze ohne Firmenfahrzeug sauber und eindeutig erfasst werden können.

Die Pflicht-Auswahl greift an beiden Stellen, an denen in der App Arbeitszeit erfasst wird:

• Manueller Zeiteintrag: In der Fahrzeug-Auswahl erscheint "Kein Fahrzeug" als erster Eintrag. Solange nichts ausgewählt ist, wird das Feld rot hervorgehoben. Das Speichern ist erst nach einer Auswahl möglich.
• Stempeluhr (laufende Zeiterfassung): Beim Starten der Zeit erscheint eine Abfrage, in der ein Fahrzeug oder "Kein Fahrzeug" gewählt werden muss. Ohne Auswahl startet die Zeiterfassung nicht.

Ab wann steht die Funktion zur Verfügung?

Die Einstellung im Verwaltungssystem können Sie sofort setzen. In der App greift die Pflicht-Auswahl ab App-Version 3.5.11. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die App auf diese oder eine neuere Version aktualisiert haben, damit die Pflicht-Auswahl wie beschrieben funktioniert.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter wirklich ohne Fahrzeug unterwegs war?
Dann wählt er die Auswahl "Kein Fahrzeug". Damit ist bewusst und eindeutig festgehalten, dass kein Fahrzeug genutzt wurde. Die Zeiterfassung lässt sich anschließend normal abschließen.

Gilt die Pflicht auch für bereits bestehende Zeiteinträge?
Die Pflicht-Auswahl greift beim Erfassen neuer Zeiten. Bestehende Einträge bleiben unverändert.

Der Schalter wird bei mir nicht angezeigt. Woran liegt das?
Der Schalter erscheint nur, wenn die Option "Fahrzeug auswählbar" im selben Reiter "Zeiterfassung" aktiviert ist. Aktivieren Sie diese zuerst, dann wird der Pflicht-Schalter darunter sichtbar.

Die Pflicht-Auswahl erscheint in der App nicht.
Prüfen Sie, ob die App auf Version 3.5.11 oder neuer aktualisiert ist. Vor dieser Version steht die Funktion in der App noch nicht zur Verfügung.