Bescheinigungen für den eigenen Betrieb

Neben den Unterlagen Ihrer Subunternehmer können Sie im Verwaltungssystem auch die Bescheinigungen Ihres eigenen Betriebs hinterlegen, zum Beispiel Gewerbeanmeldung, Betriebshaftpflichtversicherung oder Zertifikate. Sie haben damit alle Nachweise an einer Stelle, inklusive Ablaufdatum und Ampelstatus. Die Bedienung ist dieselbe wie bei den Subunternehmer-Bescheinigungen.

Voraussetzung: Funktion freischalten

Die Bescheinigungsverwaltung ist im Standard nicht aktiv. Ein Nutzer mit Administrator-Rechten schaltet sie so frei:

• Im Verwaltungssystem links auf Admin klicken und dort App-Funktionen öffnen.
• In der Tabelle die Zeile Subunternehmer-Bescheinigungsverwaltung suchen.
• In der Spalte in App anzeigen den Wert von "deaktiviert" auf nur im Verwaltungssystem anzeigen stellen.

Sollen Ihre Subunternehmer ihre Unterlagen später auch selbst über das Smartphone hochladen, wählen Sie stattdessen für alle anzeigen. Die Auswahl wird sofort gespeichert. Beim ersten Aufruf legt das System die gängigen Bescheinigungsarten automatisch an, unter anderem Gewerbeschein, Freistellungsbescheinigung und Betriebshaftpflichtversicherung.

Menüpunkt "Bescheinigungen" einblenden

Nach der Freischaltung erscheint links der Menüpunkt Bescheinigungen. Fehlt er weiterhin, blenden Sie ihn selbst ein:

• Admin → App-Funktionen öffnen und oben auf Navigation Verwaltungssystem konfigurieren klicken.
• Rechts unter Verfügbare Menüpunkte den Eintrag Bescheinigungen nach links in den Bereich Ihre Navigation ziehen.
• Der Menüpunkt erscheint sofort in der linken Leiste.

Die Navigation gilt nur für Ihren eigenen Zugang. Über den Button Layout auf andere Mitarbeiter übertragen geben Sie dieselbe Anordnung an weitere Mitarbeiter weiter.

Wo finde ich die Bescheinigungen meines Betriebs?

Öffnen Sie den Menüpunkt Bescheinigungen. Auf der Seite "Bescheinigungs-Übersicht" finden Sie oben den Button Bescheinigungen meines Betriebs. Denselben Button gibt es in der Übersicht Partner-Firmen.

Unterlagen hinterlegen

• Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Bescheinigung rechts auf Hochladen.
• Wählen Sie die Datei aus. Möglich sind PDF, JPG, PNG, GIF und WEBP bis 15 MB.
• Tragen Sie bei Bedarf Gültig ab und Gültig bis ein. Bleibt das Ablaufdatum leer, berechnet das System es bei vielen Bescheinigungsarten selbst.
• Das Dokument steht anschließend auf Wartet auf Freigabe. Klicken Sie auf Freigeben, damit die Ampel auf Grün wechselt.

Bescheinigungsarten, die Ihren Betrieb nicht betreffen, stellen Sie in der Spalte Wo gepflegt von "Pflicht" auf "optional". Optionale Zeilen fließen nicht in die Ampelbewertung ein.

Unterschiede zu den Bescheinigungen Ihrer Subunternehmer

• Die Unterlagen Ihres Betriebs erscheinen nicht in der Subunternehmer-Übersicht und nicht im Excel-Report. Beide Bereiche bleiben damit auf Ihre Partnerfirmen beschränkt.
• Für die eigenen Bescheinigungen werden keine Erinnerungs- oder Ablauf-E-Mails verschickt. Status und Ampel werden trotzdem laufend aktualisiert, abgelaufene Dokumente wechseln automatisch auf Rot.
• Eine Benachrichtigung "wartet auf Freigabe" erhalten Sie nicht, da Sie das Dokument selbst hochladen.
• Ihr eigener Betrieb taucht nicht in der Liste der Partnerfirmen auf.

Häufige Fragen

Ich sehe den Menüpunkt "Bescheinigungen" nicht. Woran liegt das?
Prüfen Sie zuerst, ob die Funktion unter "Admin → App-Funktionen" freigeschaltet ist. Ist sie aktiv und der Menüpunkt fehlt trotzdem, ziehen Sie ihn unter "Navigation Verwaltungssystem konfigurieren" in Ihre Navigation. Mitarbeiter benötigen außerdem in ihrer Nutzer-Rolle das Recht "Bescheinigungsmanagement".

Werde ich an ablaufende Bescheinigungen meines Betriebs erinnert?
Eine automatische E-Mail wird dafür nicht verschickt. Den aktuellen Stand sehen Sie jederzeit über die Ampel und die Spalte "Status" im Menüpunkt "Bescheinigungen".

Können meine Kunden diese Unterlagen sehen?
Nein. Die Bescheinigungen Ihres Betriebs sind ausschließlich im Verwaltungssystem sichtbar.

Muss ich meine eigenen Dokumente wirklich selbst freigeben?
Ja. Der Ablauf ist bewusst identisch zu den Subunternehmer-Bescheinigungen: hochladen, prüfen, freigeben. Erst danach gilt das Dokument als gültig und die Ampel wird grün.

Kann ich eigene Bescheinigungsarten anlegen?
Ja. Über den Button "Bescheinigungsarten" in der Bescheinigungs-Übersicht legen Sie zusätzliche Arten an oder passen die vorhandenen an, zum Beispiel den Gültigkeitszeitraum.