Auswertungs-Generator: Wer hat Zugriff?

Der Auswertungs-Generator in der Zeiterfassung erstellt flexible Übersichten über erfasste Arbeitszeiten und eigene Zeiterfassungsfelder. Dieser Artikel erklärt, welche Mitarbeiter den Generator sehen und nutzen können, wer gespeicherte Vorlagen anlegen darf und welche Daten dabei jeweils sichtbar sind.

Wo finde ich den Auswertungs-Generator?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem oben im Menü die Zeiterfassung. In der Button-Leiste finden Sie die Schaltfläche Auswertungs-Generator (mit dem Zusatz [BETA]). Ein Klick öffnet die Auswertungs-Seite mit den Filtern, der Darstellung und dem Bereich Gespeicherte Vorlagen.

Wer kann den Generator sehen und nutzen?

Der Auswertungs-Generator ist für jeden Mitarbeiter sichtbar, dessen Rolle mindestens eines der folgenden Zeiterfassungs-Rechte besitzt:

• Zeiterfassung (komplett)
• Zeiterfassung (Büro-Mitarbeiter)
• Zeiterfassung (Baustellen-Mitarbeiter)

Damit können auch Rollen wie Disposition oder Controlling den Generator öffnen, Auswertungen erstellen und die gespeicherten Vorlagen aufrufen, ohne dass sie Vorgesetzten-Rechte benötigen. Vorgesetzte haben ohnehin Zugriff.

Wer kann Vorlagen anlegen und löschen?

Das Anlegen und Löschen gespeicherter Vorlagen bleibt Vorgesetzten sowie Mitarbeitern mit dem Recht Zeiterfassung (komplett) und voller Mitarbeiter-Sicht vorbehalten. Gespeicherte Vorlagen gelten betriebsweit: Eine einmal angelegte Vorlage steht allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.

Mitarbeiter ohne dieses Recht können die vorhandenen Vorlagen weiterhin öffnen und ausführen, sehen aber keine Schaltflächen zum Speichern oder Löschen.

Welche Daten sieht ein Mitarbeiter?

Der erweiterte Zugriff auf den Generator ändert nichts an den bestehenden Sicht-Grenzen. Ein Mitarbeiter sieht in der Auswertung immer nur die Daten, die er auch sonst sehen darf:

• Mitarbeiter: Ist die Sicht einer Rolle auf bestimmte Mitarbeiter oder die eigene Abteilung beschränkt, gilt diese Beschränkung auch im Auswertungs-Generator.
• Projekte: Wählt jemand ein Projekt im Filter aus, auf das er keinen Zugriff hat, wird es serverseitig ausgeschlossen. Der Generator zeigt keine Projektdaten an, die außerhalb der Berechtigung liegen.

So können Sie den Kreis der Nutzer erweitern, ohne dass jemand mehr Daten sieht als vorgesehen.

So passen Sie den Zugriff an

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Mitarbeiter und dort die Rollen-/Rechteverwaltung.
• Wählen Sie die Rolle, die den Auswertungs-Generator nutzen soll (z. B. Disposition oder Controlling).
• Aktivieren Sie eines der Zeiterfassungs-Rechte Zeiterfassung (komplett), Zeiterfassung (Büro-Mitarbeiter) oder Zeiterfassung (Baustellen-Mitarbeiter).
• Speichern Sie die Rolle. Betroffene Mitarbeiter sehen den Generator nach dem nächsten Anmelden.

Häufige Fragen

Muss ein Mitarbeiter Vorgesetzter sein, um den Auswertungs-Generator zu nutzen?
Nein. Es genügt eines der drei Zeiterfassungs-Rechte. Nur das Anlegen und Löschen von Vorlagen ist Vorgesetzten bzw. dem Recht "Zeiterfassung (komplett)" vorbehalten.

Kann ein Mitarbeiter über den Generator plötzlich fremde Projekte oder Kollegen sehen?
Nein. Die vorhandenen Sicht-Grenzen für Mitarbeiter und Projekte gelten unverändert. Nicht erlaubte Projekte werden serverseitig herausgefiltert.

Warum sieht ein Mitarbeiter die Schaltfläche zum Speichern einer Vorlage nicht?
Weil ihm das Recht dazu fehlt. Vorlagen anlegen und löschen dürfen nur Vorgesetzte oder Mitarbeiter mit dem Recht "Zeiterfassung (komplett)" und voller Mitarbeiter-Sicht.

Gelten gespeicherte Vorlagen nur für mich?
Nein. Gespeicherte Vorlagen gelten betriebsweit und stehen allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.