Antworten auf Unterschrifts-Anfragen an den richtigen Mitarbeiter leiten

Fordern Sie bei einem Rapport, einem Abnahmeprotokoll, im Bautagebuch oder bei einem eigenen Formular eine Unterschrift per E-Mail an, kann der Kunde direkt auf diese E-Mail antworten. Standardmäßig landet eine solche Antwort bei der allgemeinen Firmen-E-Mail-Adresse Ihres Betriebs. Mit dieser Einstellung können Sie das ändern: Die Antwort geht dann an den Mitarbeiter, der die Anfrage verschickt hat.

Wo Sie die Einstellung finden

Öffnen Sie einen Rapport, ein Abnahmeprotokoll, einen Bautagebuch-Eintrag oder ein ausgefülltes eigenes Formular mit einem Unterschriftsfeld. Neben der Schaltfläche "Per E-Mail zur Unterschrift senden" finden Sie ein Zahnrad-Symbol.

Einstellung aktivieren

Ein Klick auf das Zahnrad öffnet das Fenster "Einstellungen: Unterschrifts-Anfragen". Aktivieren Sie dort den Schalter "Antworten an den Versender statt an die allgemeine Firmenadresse". Die Änderung wird automatisch gespeichert, sobald Sie den Schalter umlegen.

Was sich dadurch ändert

Antwortet ein Kunde künftig per E-Mail auf eine Unterschrifts-Anfrage, geht diese Antwort an den Mitarbeiter, der die Anfrage ursprünglich verschickt hat – statt an die allgemeine Firmenadresse. So bekommt genau die Person Bescheid, die mit dem jeweiligen Vorgang befasst ist.

Diese Einstellung gilt für Ihren gesamten Betrieb und wirkt bei allen digitalen Unterschrifts-Anfragen gleichermaßen – unabhängig davon, ob es sich um einen Rapport, ein Abnahmeprotokoll, einen Bautagebuch-Eintrag oder ein eigenes Formular handelt. Sie müssen den Schalter also nur an einer der genannten Stellen setzen.

Häufige Fragen

Muss ich die Einstellung an jeder Stelle einzeln aktivieren?
Nein. Da die Einstellung für den gesamten Betrieb gilt, reicht eine Aktivierung an beliebiger Stelle – sie wirkt danach überall.

Wer darf diese Einstellung ändern?
Das Zahnrad-Symbol ist nur für Vorgesetzte sichtbar, da es sich um eine betriebsweite Einstellung handelt.

Was passiert, wenn der versendende Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat?
In diesem seltenen Fall geht die Antwort weiterhin an die allgemeine Firmenadresse.

Ändert diese Einstellung auch, wer die Push-Benachrichtigung beim Unterschreiben erhält?
Nein. Der versendende Mitarbeiter wird bereits unabhängig von dieser Einstellung automatisch per Push-Benachrichtigung informiert, sobald der Kunde unterschrieben hat. Die Einstellung betrifft ausschließlich E-Mail-Antworten des Kunden.