Automatische Erinnerung, wenn eine Unterschrift noch aussteht

Manchmal übersieht ein Kunde die E-Mail mit dem Unterschrifts-Link oder kommt einfach nicht dazu, sie zu bearbeiten. Damit ein Rapport, ein Abnahmeprotokoll, ein Bautagebuch-Eintrag oder ein eigenes Formular nicht dauerhaft unbearbeitet liegen bleibt, kann das System den Kunden automatisch per E-Mail erinnern, solange die Unterschrift noch aussteht.

Wo Sie die Einstellung finden

Öffnen Sie einen Rapport, ein Abnahmeprotokoll, einen Bautagebuch-Eintrag oder ein ausgefülltes eigenes Formular mit einem Unterschriftsfeld. Neben der Schaltfläche "Per E-Mail zur Unterschrift senden" finden Sie ein Zahnrad-Symbol. Ein Klick öffnet das Fenster "Einstellungen: Unterschrifts-Anfragen".

Erinnerung aktivieren und Rhythmus festlegen

Aktivieren Sie den Schalter "Automatische Erinnerungs-Mail bei offener Unterschrift". Danach erscheint das Feld "Erinnerungs-Rhythmus (Stunden, kommagetrennt)", in dem Sie festlegen, nach wie vielen Stunden seit dem Versand erinnert werden soll – zum Beispiel "48,96,144" für drei Erinnerungen nach 2, 4 und 6 Tagen. Danach werden keine weiteren Erinnerungen mehr verschickt. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Was der Kunde erhält

Der Kunde bekommt bei jeder fälligen Stufe eine Erinnerungs-E-Mail mit demselben Unterschrifts-Link wie in der ursprünglichen Anfrage. Der Link bleibt während der laufenden Erinnerungsserie durchgängig gültig, auch über die sonst übliche Gültigkeitsdauer hinaus – der Kunde muss also keinen neuen Link anfordern.

Sobald der Kunde unterschreibt, enden die Erinnerungen automatisch. Ist die letzte konfigurierte Stufe erreicht, ohne dass unterschrieben wurde, verschickt das System keine weiteren Erinnerungen mehr.

Diese Einstellung gilt für Ihren gesamten Betrieb und wirkt bei allen digitalen Unterschrifts-Anfragen gleichermaßen – unabhängig davon, ob es sich um einen Rapport, ein Abnahmeprotokoll, einen Bautagebuch-Eintrag oder ein eigenes Formular handelt.

Häufige Fragen

Ist die automatische Erinnerung standardmäßig aktiv?
Nein. Sie müssen sie über den Schalter im Einstellungsfenster bewusst aktivieren.

Was passiert, wenn ich das Rhythmus-Feld leer lasse oder ungültige Werte eintrage?
Ohne gültige, positive Stundenwerte werden keine Erinnerungen verschickt. Tragen Sie kommagetrennte Zahlen ein, z. B. "48,96,144".

Kann ich die Erinnerung für einen einzelnen Vorgang wieder abschalten?
Die Einstellung gilt betriebsweit für alle Unterschrifts-Anfragen. Eine Deaktivierung für einen einzelnen Rapport oder ein einzelnes Formular ist nicht möglich.

Wer darf diese Einstellung ändern?
Das Zahnrad-Symbol ist nur für Vorgesetzte sichtbar, da es sich um eine betriebsweite Einstellung handelt.

Werden auch wir intern über offene Unterschriften informiert?
Ja. Im Dashboard steht dafür das Widget "Offene Unterschriften" zur Verfügung, das noch nicht unterschriebene Anfragen mit Kunde, Projekt und Datum auflistet.