Lieferantenrechnungen an den Kunden weiterberechnen

Eingangsrechnungen, die Sie einem Projekt zugeordnet haben, lassen sich beim Erstellen einer Kundenrechnung direkt als Position übernehmen. Sie wählen pro Rechnung aus, ob der Kunde die Kosten tragen soll, und legen fest, mit welchem Aufschlag der Betrag weiterberechnet wird.

Wo finde ich die Funktion?

• Projekt öffnen
• Reiter "Ausgangsrechnungen" wählen
• Button "Rechnung erstellen" anklicken
• Im Rechnungsdialog nach unten zum Abschnitt "Eingangsrechnungen" scrollen

Der Abschnitt erscheint nur, wenn dem Projekt mindestens eine Eingangsrechnung zugeordnet ist.

Warum ist zunächst nichts ausgewählt?

Anders als die übrigen Abschnitte des Rechnungsdialogs startet der Abschnitt "Eingangsrechnungen" leer. Ob Lieferantenkosten an den Kunden weitergehen, ist eine kaufmännische Entscheidung, die je Rechnung anders ausfallen kann. Deshalb entscheiden Sie bewusst, was übernommen wird.

Die Angabe neben der Überschrift zeigt daher zu Beginn "0 von 4": Es sind vier Rechnungen verfügbar, ausgewählt ist bislang keine. Sobald Sie Zeilen anhaken, zählt die Anzeige die Auswahl. Mit dem Button "Alle" übernehmen Sie alle verfügbaren Rechnungen auf einmal.

Aufschlag und Verkaufspreis

Jede Zeile hat zwei zusammenhängende Felder:

• Aufschlag: Prozentsatz, mit dem der Einkaufsbetrag erhöht wird
• Verkauf: der Betrag, der auf der Kundenrechnung steht

Beide Felder sind zwei Sichten auf dieselbe Zahl. Tragen Sie 20 Prozent Aufschlag ein, erscheint sofort der passende Verkaufspreis. Tragen Sie stattdessen einen Verkaufspreis von Hand ein, wird der dazugehörige Aufschlag zurückgerechnet. So können Sie entweder mit einer festen Marge oder mit einem runden Endbetrag arbeiten.

Die Kopfzeile des Abschnitts zeigt beides nebeneinander: links, was der Einkauf gekostet hat, rechts, was dem Kunden berechnet wird. Die Differenz ist Ihre Marge.

Standard-Aufschlag festlegen

Damit Sie den Aufschlag nicht bei jeder Rechnung neu eintippen, lässt sich ein Standardwert hinterlegen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile des Abschnitts "Eingangsrechnungen". Das Fenster "Einstellungen: Lieferantenrechnungen weiterverrechnen" öffnet sich. Die Einstellungen gelten für Ihren gesamten Betrieb und stehen nur Vorgesetzten zur Verfügung.

• "Standard-Aufschlag auf Lieferantenrechnungen (%)": wird bei jeder Zeile vorgeschlagen. Der Wert 0 bedeutet, dass der Einkaufspreis unverändert weiterberechnet wird.
• "Lieferant und Rechnungsnummer auf der Kundenrechnung ausweisen": standardmäßig aus. Solange der Schalter aus ist, steht in der Zeile der Hinweis "nicht auf Rechnung" und Ihr Kunde erfährt weder die Bezugsquelle noch den Einkaufspreis.
• "Rechnungsdatum in der Position anzeigen": ergänzt die Rechnungsposition um das Datum der Lieferantenrechnung.

Änderungen werden sofort gespeichert.

Abweichender Aufschlag für einen einzelnen Lieferanten

Arbeiten Sie mit einem Lieferanten zu anderen Konditionen, hinterlegen Sie den Aufschlag direkt am Lieferanten: im Hauptmenü links "Admin" öffnen, im Adminbereich den Punkt "Lieferanten" wählen, den Lieferanten bearbeiten und das Feld "Standard-Aufschlag auf EK (%)" ausfüllen. Dieser Wert hat Vorrang vor dem betriebsweiten Standard. Welcher Wert bei einer Zeile gegriffen hat, zeigt der Tooltip am Aufschlag-Feld.

Unabhängig davon bleibt jede Zeile im Rechnungsdialog einzeln änderbar. Beide Vorgaben sind lediglich Vorschläge.

Rechnungen, die nicht übernommen werden können

Nicht jede Eingangsrechnung lässt sich weiterberechnen. Solche Zeilen bleiben mit einer Begründung in der Liste sichtbar, statt einfach zu fehlen:

• "bereits in Rechnung": Die Rechnung wurde bereits in eine Kundenrechnung übernommen.
• "über Materialverbrauch": Die Rechnung ist in Positionen aufgeteilt und legt daraus Materialverbrauch an. Abgerechnet wird sie deshalb im Abschnitt "Material" weiter oben. So kann sie nicht zweimal auf der Rechnung landen.
• "Wechselkurs fehlt": Die Rechnung ist in einer Fremdwährung erfasst, es fehlt aber der Umrechnungskurs. Ergänzen Sie den Kurs an der Eingangsrechnung, dann lässt sie sich übernehmen.
• "kein Betrag": Für dieses Projekt entfällt kein Betrag aus dieser Rechnung.

Zwei weitere Kennzeichnungen sind lediglich Hinweise und blockieren nichts: "Einkauf 1:1" steht für einen Aufschlag von 0, "Gutschrift" für eine Gutschrift. Gutschriften werden mit negativem Betrag und ohne Aufschlag übernommen und mindern die Rechnungssumme entsprechend.

Häufige Fragen

Kann eine Lieferantenrechnung versehentlich zweimal berechnet werden?
Nein. Sobald eine Rechnung in einer Kundenrechnung enthalten ist, wird sie in weiteren Rechnungsläufen als "bereits in Rechnung" geführt und lässt sich nicht erneut auswählen.

Was passiert, wenn ich die Kundenrechnung storniere oder lösche?
Die enthaltenen Lieferantenrechnungen werden wieder freigegeben und stehen beim nächsten Rechnungslauf erneut zur Auswahl.

Funktioniert das auch bei Abschlags- und Schlussrechnungen?
Ja. Übernommene Lieferantenrechnungen werden bei einer Schlussrechnung wie alle anderen Positionen aus den Abschlagsrechnungen berücksichtigt.

Sieht mein Kunde, bei wem ich eingekauft habe?
Standardmäßig nicht. Lieferant und Rechnungsnummer erscheinen nur, wenn Sie den entsprechenden Schalter in den Einstellungen bewusst aktivieren.

Wird ein gewährtes Skonto berücksichtigt?
Nein. Skonto ist ein Zahlungsvorteil Ihres Betriebs und kein niedrigerer Einkaufspreis. Der Verkaufspreis wird deshalb vom vollen Rechnungsbetrag abgeleitet.

Ich sehe den Abschnitt "Eingangsrechnungen" nicht.
Dann ist dem Projekt keine Eingangsrechnung zugeordnet. Ordnen Sie die Rechnung im Reiter "Eingangsrechnungen" des Projekts zu, danach erscheint der Abschnitt im Rechnungsdialog.

Warum kann ich bei manchen Zeilen keinen Aufschlag eingeben?
Ein Aufschlag braucht einen Einkaufsbetrag, auf den er sich beziehen kann. Bei Gutschriften und bei Zeilen ohne Betrag ist das Feld deshalb nicht ausfüllbar.