Dokumente hochladen: Kunde und Mitarbeiter gezielt informieren

Beim Hochladen einer Datei im Reiter "Dokumente" eines Projekts können Sie festlegen, ob der Kunde die Datei sehen darf, ob er darüber benachrichtigt wird und ob Ihre Mitarbeiter eine Meldung erhalten. Diese Einstellungen lassen sich außerdem als persönlicher Standardwert speichern.

Der Dialog beim Hochladen

Wenn Sie im Projekt unter dem Reiter "Dokumente" eine neue Datei hochladen, öffnet sich der Dialog "Neue Datei hochladen" mit bis zu drei Schaltern:

• Für den Kunden sichtbar machen: Die Datei wird im Kundenbereich sichtbar. Der Kunde kann sie danach selbst öffnen.
• Kunde per Push & E-Mail benachrichtigen: Der Kunde erhält zusätzlich eine Push-Benachrichtigung und eine E-Mail. Dieser Schalter wirkt nur, wenn "Für den Kunden sichtbar machen" ebenfalls aktiv ist.
• Mitarbeiter per Push benachrichtigen: Kollegen mit Zugriff auf das Projekt erhalten eine Meldung über die neue Datei.

Alle drei Schalter sind standardmäßig deaktiviert. So wird kein Kunde und kein Mitarbeiter versehentlich über eine neue Datei informiert, ohne dass Sie das bewusst ausgewählt haben.

Standardwerte persönlich festlegen

Möchten Sie, dass die Schalter bei jedem Upload in einem bestimmten Zustand vorbelegt sind, öffnen Sie über das Zahnrad "Upload-Einstellungen" in der Werkzeugleiste des Dokumente-Reiters ein eigenes Fenster. Dort lassen sich dieselben drei Schalter dauerhaft einstellen. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

Diese Standardwerte gelten nur für Ihren eigenen Mitarbeiter-Account. Andere Mitarbeiter können ihre eigenen Standardwerte unabhängig davon festlegen.

Abfrage dauerhaft ausblenden

Im Upload-Dialog finden Sie zusätzlich die Option "Diese Abfrage 30 Tage nicht mehr stellen". Ist sie aktiviert, erscheint der Dialog für die nächsten 30 Tage nicht mehr. Der Upload läuft dann automatisch mit den zuletzt gewählten bzw. den unter "Upload-Einstellungen" festgelegten Werten weiter.

Häufige Fragen

Wo finde ich den Dialog?
Im Verwaltungssystem unter "Projekte" → Ihr Projekt öffnen → Reiter "Dokumente" → Button "Dateien hochladen". Der Dialog erscheint automatisch, sobald eine Datei ausgewählt wurde.

Was passiert, wenn ich "Für den Kunden sichtbar machen" nicht anhake?
Die Datei bleibt intern und ist für den Kunden nicht zugänglich, unabhängig davon, wie die anderen Schalter eingestellt sind.

Warum ist "Kunde per Push & E-Mail benachrichtigen" ausgegraut?
Dieser Schalter lässt sich nur aktivieren, wenn "Für den Kunden sichtbar machen" ebenfalls angeschaltet ist. Ohne Sichtbarkeit gäbe es für den Kunden nichts zu öffnen.

Kann ich die Standardwerte später wieder ändern?
Ja, jederzeit über das Zahnrad "Upload-Einstellungen" im Dokumente-Reiter.