Bereit zur Abrechnung - offene Leistungen auf einen Blick

Die Übersicht "Bereit zur Abrechnung" zeigt Ihnen alle Projekte, für die Leistungen erfasst, aber noch nicht abgerechnet wurden. So sehen Sie auch bei vielen parallel laufenden Projekten sofort, wo noch Geld offen ist, und können die Rechnung direkt aus der Liste heraus starten.

Wo finden Sie die Übersicht?

Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Rechnungen. In der Schaltflächenleiste oberhalb der Rechnungsliste finden Sie den Eintrag Bereit zur Abrechnung. Ein Klick darauf öffnet die Übersicht.

Welche Projekte erscheinen in der Liste?

Ein Projekt erscheint, sobald dafür Leistungen erfasst sind, die noch auf keiner Rechnung stehen. Berücksichtigt werden:

• Arbeitsstunden aus der Zeiterfassung, aus Rapporten und aus dem Bautagebuch
• Material, das dem Projekt zugeordnet wurde
• Fahrzeuge aus dem Fuhrpark
• Maschinen

Die Liste richtet sich bewusst nicht nach dem Projektstatus. Ein Projekt muss also nicht als abgeschlossen gekennzeichnet sein, um hier aufzutauchen. Das ist wichtig für dauerhaft laufende Verträge, etwa einen Winterdienst: Solche Projekte erreichen nie einen Abschluss-Status, sammeln aber laufend einzelne Einsätze an, die abgerechnet werden müssen.

Nicht verrechenbare Stunden werden ausgenommen. Wenn Sie in der Zeiterfassung eine Stunden-Art hinterlegt haben, die nicht berechnet wird, fließt diese Zeit nicht in die Beträge ein.

Die drei Kennzahlen oben

• Projekte: Anzahl der Projekte mit offenen Leistungen
• Noch nicht abgerechnet (ca.): Summe aller offenen Beträge über alle Projekte
• Ältester offener Eintrag: Das Datum der am längsten liegenden Leistung. Je weiter dieses Datum zurückliegt, desto dringender ist die Abrechnung.

Die Spalten der Liste

• Projekt und Kunde: Um welches Projekt es geht
• Status: Der Projektstatus, rein zur Information
• Offene Einträge: Wie viele einzelne Leistungen noch offen sind
• Noch nicht abgerechnet (ca.): Der geschätzte offene Betrag. Fahren Sie mit der Maus über den Betrag, sehen Sie die Aufteilung nach Stunden, Material, Fuhrpark und Maschinen.
• Ältester offener Eintrag: Das Datum der ältesten offenen Leistung dieses Projekts

Die Liste ist standardmäßig so sortiert, dass das am längsten Liegende oben steht. Sie können über die Pfeile in den Spaltenköpfen auch nach jeder anderen Spalte sortieren.

Warum steht dort "ca."?

Der Betrag ist ein Richtwert aus den bisher erfassten Leistungen. Der endgültige Rechnungsbetrag entsteht erst beim Erstellen der Rechnung, denn dort können Sie einzelne Positionen abwählen, Mengen ändern und Rabatte setzen.

Was bedeutet ein Betrag von 0,00 Euro?

Zeigt eine Zeile 0,00 mit einem Warnsymbol, liegen zwar offene Leistungen vor, es ist aber kein Preis beziehungsweise kein Stundensatz hinterlegt. Diese Projekte bleiben bewusst sichtbar, damit der fehlende Preis auffällt und nicht übersehen wird.

Rechnung direkt aus der Liste erstellen

In der letzten Spalte jeder Zeile finden Sie die Schaltfläche Rechnung erstellen. Ein Klick darauf öffnet den Rechnungsdialog für dieses Projekt. Sie sparen damit den Umweg über das Projekt oder über die Projektauswahl.

Im Dialog sind bereits alle offenen Positionen vorausgewählt. Sie sehen den Hinweis "Alle offenen Positionen sind vorausgewählt. Die Rechnung wird als Entwurf erstellt und kann vor dem Versand bearbeitet werden."

Dort können Sie die Rechnung vor dem Speichern anpassen:

• einzelne Positionen abwählen oder Mengen und Preise ändern
• zwischen Standardrechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung wählen
• die Einstellung "Als abgerechnet markieren" prüfen. Ist sie aktiv, verschwinden die abgerechneten Leistungen anschließend aus der Übersicht "Bereit zur Abrechnung".

Erst mit einem Klick auf Rechnungsentwurf erstellen entsteht die Rechnung. Der Klick auf die Schaltfläche in der Liste selbst schreibt noch nichts und legt noch keine Rechnung an.

Alternativ: ins Projekt wechseln

Ein Klick auf die Zeile selbst, also neben die Schaltfläche, öffnet das Projekt. Das ist hilfreich, wenn Sie zuerst nachsehen möchten, welche Leistungen dort eigentlich offen sind.

Nach Projektstatus filtern

Über die Auswahl Projekt-Status oberhalb der Liste können Sie die Anzeige auf bestimmte Status einschränken, zum Beispiel nur auf "Fertiggestellt". Der Filter wirkt ausschließlich auf die Anzeige. Welche Projekte grundsätzlich in der Liste stehen, entscheiden immer die offenen Leistungen.

Liste exportieren

Über die Schaltfläche Export oberhalb der Tabelle geben Sie die Liste als Excel-Datei aus, etwa zur Abstimmung mit der Buchhaltung. Die Spalte mit den Schaltflächen wird dabei nicht mit exportiert.

Häufige Fragen

Ein Projekt taucht nicht auf, obwohl Leistungen erfasst wurden. Woran liegt das?
Prüfen Sie, ob die Leistungen bereits auf einer Rechnung stehen oder als abgerechnet markiert sind. Beides nimmt das Projekt aus der Liste. Leistungen, die ausschließlich über eigene Formulare erfasst wurden, werden in dieser Übersicht derzeit nicht berücksichtigt.

Ein Projekt steht weiterhin in der Liste, obwohl ich eine Rechnung geschrieben habe.
Vermutlich waren nicht alle Positionen auf der Rechnung. Öffnen Sie das Projekt und prüfen Sie, welche Leistungen noch offen sind. Der Eintrag verschwindet erst, wenn keine offenen Leistungen mehr vorhanden sind.

Warum weicht der Betrag in der Liste von der fertigen Rechnung ab?
Der Betrag in der Liste ist ein Richtwert. Abweichungen entstehen durch abgewählte Positionen, geänderte Mengen, Rabatte oder Zuschläge im Rechnungsdialog.

Wer kann die Übersicht sehen?
Alle Mitarbeiter mit der Berechtigung für den Bereich Rechnungen. Wer diese Berechtigung nicht hat, sieht weder die Übersicht noch die Schaltfläche zum Erstellen einer Rechnung.

Legt die Schaltfläche "Rechnung erstellen" sofort eine Rechnung an?
Nein. Sie öffnet nur den Rechnungsdialog mit vorausgewählten Positionen. Die Rechnung entsteht erst, wenn Sie dort auf "Rechnungsentwurf erstellen" klicken.