Betreff- und Text-Vorlagen für Angebote und Auftragsbestätigungen

Wenn Sie ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung per E-Mail als PDF versenden, können Sie festlegen, welcher Betreff und welcher Text dabei standardmäßig verwendet werden. Mit Platzhaltern setzt sich der Text automatisch aus Angaben wie Dokumentnummer, Projektname oder Kundenreferenz zusammen.

Wo Sie die Vorlagen einstellen

Öffnen Sie die Angebotsübersicht und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen. Im Bereich E-Mail-Versand finden Sie die Felder Standard-Betreff für den PDF-Versand und Standard-Text für den PDF-Versand.

Lassen Sie beide Felder leer, verwendet das System weiterhin den bisherigen Standardtext. Tragen Sie eine eigene Vorlage ein, wird diese ab sofort bei jedem PDF-Versand von Angeboten und Auftragsbestätigungen als Vorbelegung verwendet – Sie können sie beim Versand trotzdem jederzeit noch einmal anpassen.

Verfügbare Platzhalter

Folgende Platzhalter setzen Sie in Ihre Vorlage ein. Beim Versand werden sie automatisch durch die passenden Werte des jeweiligen Dokuments ersetzt:

• {kunde} – Firmenname bzw. Name des Kunden
• {firma} – Ihr eigener Firmenname
• {nummer} – Angebots- bzw. Auftragsbestätigungsnummer
• {dokumenttyp} – "Angebot", "Auftragsbestätigung" oder "Kostenvoranschlag"
• {projektname} – Name des zugehörigen Projekts bzw. der Anfrage
• {mitarbeiter} – Name des angemeldeten Mitarbeiters
• {referenz} – die im Angebot bzw. in der Auftragsbestätigung hinterlegte Kunden-/Bestellreferenz (siehe unten)

Ist zu einem Platzhalter kein Wert vorhanden – zum Beispiel, weil keine Referenz hinterlegt wurde – bleibt an dieser Stelle einfach nichts stehen. Der übrige Text wird ganz normal angezeigt.

Kundenbestellnummer im Betreff verwenden

Gerade bei Geschäftskunden vergibt der Einkauf häufig eine eigene Bestellnummer, unter der die Bestellung intern geführt wird. Damit Ihr Ansprechpartner eine eingehende Auftragsbestätigung sofort seiner Bestellung zuordnen kann, tragen Sie diese Nummer im Angebot bzw. in der Auftragsbestätigung im Feld Auftragsnummer ein.

Über den Platzhalter {referenz} übernehmen Sie diesen Wert automatisch in Ihre Betreff-Vorlage, zum Beispiel:

{dokumenttyp} {nummer} – Bestellung {referenz}

Das ergibt beim Versand zum Beispiel den Betreff "Angebot AG-2026-00042 – Bestellung PO-4711".

Möchten Sie das Feld an Ihre eigene Terminologie anpassen – etwa auf "Kundenbestellnummer" statt "Auftragsnummer" –, können Sie die Beschriftung in den Rechnungseinstellungen unter Bezeichnung auf der Rechnung ändern. Diese Bezeichnung wird für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen einheitlich verwendet.

Häufige Fragen

Gilt die Vorlage auch für Auftragsbestätigungen?
Ja. Angebote und Auftragsbestätigungen verwenden dieselbe Vorlage und dieselben Platzhalter.

Kann ich den Betreff beim Versand trotzdem noch ändern?
Ja. Die Vorlage legt nur die Vorbelegung fest. Im Versand-Dialog können Sie den Betreff für jede einzelne E-Mail weiterhin frei anpassen.

Was passiert, wenn ich keine eigene Vorlage hinterlege?
Dann verwendet das System weiterhin den bisherigen Standard-Betreff mit Dokumenttyp, Nummer und Projektname.

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