Hausverwaltung mit mehreren Objekten: WEG automatisch in der Anschrift

Wenn Sie für eine Hausverwaltung an mehreren Objekten arbeiten, möchte die Verwaltung auf jedem Angebot und jeder Rechnung sofort sehen, um welches Objekt es geht. Mit der Objektzeile im Anschriftfeld steht die WEG bzw. das Objekt automatisch als erste Zeile über der Anschrift der Hausverwaltung. Die Stammdaten des Kunden müssen Sie dafür nicht ändern.

So sieht die Anschrift aus

WEG Ringstraße 37
c/o Hausverwaltung Muster GmbH
Musterstraße 99
69123 Heidelberg

Die Hausverwaltung legen Sie nur einmal als Kunden an. Für jedes Objekt bzw. jeden Auftrag legen Sie wie gewohnt ein Projekt bei diesem Kunden an. Die Objektzeile kommt aus dem Projekt.

Einmalig einrichten

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem Rechnungen → Ausgangsrechnungen.
• Klicken Sie oben auf „Verwalten" und dann auf „Einstellungen".
• Wechseln Sie in den Reiter „Rechnung" zum Abschnitt „Objektzeile im Anschriftfeld".
• Wählen Sie bei „Inhalt der Zeile" aus, welche Angabe aus dem Projekt verwendet werden soll (siehe unten).
• Setzen Sie bei Bedarf den Haken „Firmenzeile darunter mit „c/o" kennzeichnen". Dann steht vor dem Namen der Hausverwaltung ein „c/o".

Die Einstellung wird sofort gespeichert und gilt für Angebote, Auftragsbestätigungen, Leistungsstände und Rechnungen.

Welche Angabe aus dem Projekt?

• Projektname: passt, wenn Ihre Projekte bereits nach dem Objekt benannt sind, z. B. „WEG Ringstraße 37".
• Referenznummer des Projekts: passt, wenn der Projektname den Auftrag beschreibt (z. B. „Ringstr. 37, Rollladen instandsetzen"). Tragen Sie dann im Projekt im Feld „Referenz" das Objekt ein, z. B. „WEG Ringstraße 37".
• Objekt-Nr. des Projekts: verwendet das Feld „Projekt-Nummer" im Projekt.

Auf einem einzelnen Beleg ändern oder entfernen

Im Bearbeiten-Fenster eines Angebots oder einer Rechnung steht die Objektzeile oben in der Anschrift. Sie können sie direkt anklicken und den Text ändern. Über das kleine „×" daneben entfernen Sie die Zeile nur für diesen einen Beleg.

Häufige Fragen

Ändern sich dadurch bereits versendete Belege?
Nein. Bereits versendete Angebote und abgeschlossene Rechnungen bleiben unverändert.

Ich habe die Referenz erst nachträglich eingetragen, die Zeile fehlt auf meinem Beleg.
Tragen Sie die Angabe im Projekt am besten ein, bevor Sie das Angebot oder die Rechnung anlegen. Auf einem bereits angelegten Beleg können Sie die Zeile im Bearbeiten-Fenster direkt ergänzen.

Muss ich für jedes Objekt einen eigenen Kunden anlegen?
Nein. Die Hausverwaltung bleibt ein Kunde mit ihrer Adresse. Ändert sich die Adresse der Verwaltung, passen Sie sie nur an einer Stelle an.

Gibt es weitere Möglichkeiten für Hausverwaltungen?
Wenn Sie zusätzlich Ansprechpartner, eine Objektadresse oder Mieter mit Zugang hinterlegen möchten, hilft der Adress-Assistent beim Kunden im Reiter „Kontakte & Adressen".