Krankentaggeld (KTG) im System abbilden

Wenn ein Mitarbeitender über einen längeren Zeitraum arbeitsunfähig ist, kann sich – je nach arbeitsvertraglicher Regelung, Versicherungsmodell oder interner Lohnfortzahlungspraxis – die Art der Entlöhnung ändern. In vielen Fällen erfolgt die Auszahlung ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr vollständig durch den Arbeitgeber, sondern teilweise oder vollständig über eine Krankentaggeld-Versicherung.

Damit die Lohnabrechnung korrekt bleibt, muss dieser Wechsel im System entsprechend abgebildet werden.

Hintergrund: Was passiert bei längerer Krankheit?

In der Schweiz bestehen keine einheitlich gesetzlich festgelegten Fristen für die Dauer der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Die konkrete Ausgestaltung hängt vom Arbeitsvertrag, Gesamtarbeitsvertrag (GAV) sowie vom abgeschlossenen Krankentaggeld-Versicherungsmodell ab. Üblich sind Modelle, bei denen der Arbeitgeber während einer bestimmten Zeit den Lohn bezahlt und danach die Krankentaggeld-Versicherung Leistungen an den Mitarbeitenden erbringt.

Ab dem Zeitpunkt, an dem keine oder nur noch reduzierte Lohnkosten beim Arbeitgeber anfallen, soll dies in der Zeiterfassung und Lohnabrechnung korrekt berücksichtigt werden.

Lösung: Eigene Abwesenheitsart anlegen

Um Phasen mit Krankentaggeldbezug oder ohne Lohnkosten sauber abzubilden, empfiehlt es sich, eine separate Abwesenheitsart anzulegen. Diese wird so konfiguriert, dass keine Soll-Stunden berechnet werden und somit keine oder reduzierte Lohnkosten entstehen. So bleibt die Abrechnung transparent und entspricht den individuellen Regelungen Ihres Unternehmens.

Schritt-für-Schritt Anleitung

• Öffnen Sie im System Admin
• Navigieren Sie zu Abwesenheiten
• Klicken Sie auf Neue Abwesenheit hinzufügen
• Geben Sie als Bezeichnung ein: Krankengeldbezug (alternativ: "Krank ohne Lohnfortzahlung")
• Wählen Sie bei der Option "Soll-Stunden & Ist-Stunden eintragen" den Wert 0
• Speichern Sie die neue Abwesenheitsart

Anwendung im Alltag

Sobald ein Mitarbeiter die sechste Krankheitswoche überschreitet:

• Beenden Sie die bestehende "Krank"-Abwesenheit zum letzten Tag der Lohnfortzahlung
• Tragen Sie ab dem Folgetag die neue Abwesenheit Krankengeldbezug ein
• Die Lohnabrechnung berücksichtigt nun automatisch, dass für diesen Zeitraum keine Lohnkosten anfallen

Häufige Fragen

Muss ich die normale "Krank"-Abwesenheit aufteilen?
Ja. Für die ersten sechs Wochen verwenden Sie die reguläre Abwesenheit "Krank" (mit Lohnfortzahlung). Ab dem 43. Kalendertag der Erkrankung tragen Sie die neue Abwesenheit "Krankengeldbezug" ein.

Was bedeutet "0 für Soll-Stunden & Ist-Stunden eintragen"?
Diese Einstellung bewirkt, dass für Tage mit dieser Abwesenheit weder Soll- noch Ist-Stunden angerechnet werden. Dadurch entstehen keine Lohnkosten für den Arbeitgeber.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter wieder gesund wird?
Beenden Sie die Abwesenheit "Krankengeldbezug" und der Mitarbeiter arbeitet wieder normal. Die Lohnabrechnung erfolgt dann wieder regulär.

Kann ich die neue Abwesenheitsart auch anders benennen?
Ja. Wählen Sie eine Bezeichnung, die für Ihr Unternehmen verständlich ist, zum Beispiel "Krank ohne Lohnfortzahlung" oder "Langzeiterkrankung (Krankengeld)".