Rechnungen - FAQ und häufige Fragen

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Rechnungsfunktion.

Allgemein

Wer kann Rechnungen erstellen und sehen?
Mitarbeiter benötigen das Recht "Rechnungen" in ihrer Rolle. Für die Einstellungen ist zusätzlich das Recht "Rechnungseinstellungen" erforderlich. Beides wird vom Administrator in der Rollenverwaltung vergeben.

Kann ich Rechnungen über die App erstellen?
Nein, Rechnungen werden ausschließlich im Verwaltungssystem erstellt. Über die App können Sie Eingangsrechnungen (Rechnungen von Lieferanten) fotografieren und erfassen.

Wie viele Rechnungen kann ich erstellen?
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Rechnungen.

Rechnungserstellung

Warum kann ich keine Rechnung finalisieren?
Prüfen Sie folgende Voraussetzungen:

• Steuernummer oder USt-IdNr. muss in den Einstellungen hinterlegt sein
• Die Rechnung muss mindestens eine Position enthalten
• Die Rechnung muss den Status "Entwurf" haben

Kann ich eine finalisierte Rechnung noch bearbeiten?
Nein, aus gesetzlichen Gründen kann eine finalisierte Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Sie müssen die Rechnung stornieren und eine neue erstellen.

Was passiert bei der Finalisierung genau?
Die Rechnung erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Status wechselt auf "Offen" und die Kundendaten werden als Momentaufnahme gespeichert. Spätere Änderungen an den Kundendaten haben keinen Einfluss auf bereits finalisierte Rechnungen.

Kann ich aus einem Arbeitsnachweis eine Rechnung erstellen?
Ja, bestehende Arbeitsnachweise können in eine Rechnung umgewandelt werden. Der Arbeitsnachweis bleibt dabei erhalten.

Kann ich Positionen aus verschiedenen Projekten auf einer Rechnung kombinieren?
Nein, jede Rechnung ist einem Projekt zugeordnet. Für verschiedene Projekte müssen separate Rechnungen erstellt werden.

Zahlungen und Status

Was bedeuten die einzelnen Status?

• Entwurf: In Bearbeitung, noch keine Rechnungsnummer
• Offen: Finalisiert und bereit zum Versand
• Teilbezahlt: Teilzahlung eingegangen, Restbetrag offen
• Bezahlt: Vollständig beglichen
• Überfällig: Fälligkeitsdatum überschritten, noch nicht (vollständig) bezahlt
• Storniert: Rechnung wurde storniert, Stornorechnung wurde erstellt

Wie erfasse ich eine Teilzahlung?
Öffnen Sie die Rechnung. In der rechten Seitenleiste unter "Zahlungen" klicken Sie auf "Zahlung hinzufügen" und geben den Teilbetrag ein. Der Status wechselt automatisch auf "Teilbezahlt".

Kann ich eine Zahlung rückgängig machen?
Ja, erfasste Zahlungen können in der Zahlungsübersicht der Rechnung gelöscht werden. Der Status wird entsprechend aktualisiert.

Stornierung

Wie storniere ich eine Rechnung?
Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf "Stornieren". Geben Sie einen Stornierungsgrund ein. Das System erstellt automatisch eine Stornorechnung mit negativen Beträgen.

Kann ich eine Stornierung rückgängig machen?
Nein, eine Stornierung ist endgültig. Erstellen Sie bei Bedarf eine neue Rechnung.

Was ist eine Stornorechnung?
Eine automatisch erstellte Rechnung mit negativen Beträgen, die die ursprüngliche Rechnung aufhebt. Sie erhält eine eigene Rechnungsnummer.

E-Mail-Versand

An welche E-Mail-Adresse wird die Rechnung versendet?
Standardmäßig an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse. Sie können die Adresse im E-Mail-Dialog ändern.

Kann ich die E-Mail-Texte anpassen?
Ja, der E-Mail-Text ist im Versand-Dialog bearbeitbar. Standard-Texte können in den Einstellungen hinterlegt werden.

Wo sehe ich, ob eine Rechnung versendet wurde?
In der Rechnungsansicht finden Sie in der rechten Seitenleiste die "E-Mail-Historie" mit Versanddatum und Betreff.

PDF

Warum sieht mein PDF anders aus als erwartet?
Prüfen Sie die PDF-Einstellungen (Tab "PDF & Layout"): Briefpapier, Druckbereich, Spaltenanzeige und Gruppierung. Nutzen Sie die Live-Vorschau, um Änderungen direkt zu kontrollieren.

Kann ich das PDF nachträglich ändern?
Das PDF wird bei jedem Aufruf neu generiert und spiegelt immer die aktuellen Einstellungen wider. Die Rechnungsdaten selbst können nach der Finalisierung nicht mehr geändert werden.

Mahnwesen

Werden Mahnungen automatisch versendet?
Nein, Mahnungen müssen manuell erstellt und versendet werden. Das gibt Ihnen die volle Kontrolle.

Kann ich direkt mit der 1. Mahnung starten (ohne Erinnerung)?
Nein, die Mahnstufen müssen der Reihe nach durchlaufen werden.

Eingangsrechnungen

Wie genau ist die automatische Erkennung?
Die KI erkennt die meisten Rechnungsdaten zuverlässig. Bei niedrigem Vertrauenswert (unter 70%) werden Sie darauf hingewiesen, die Daten besonders sorgfältig zu prüfen. Kontrollieren Sie insbesondere die Beträge.

Kann ich Eingangsrechnungen auch ohne die App erfassen?
Ja, über die Eingangsrechnungen-Übersicht können Sie Rechnungen auch direkt im Verwaltungssystem hochladen oder manuell eingeben.

Rechtliches

Erfüllen die Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen?
Ja, das System prüft bei der Finalisierung, ob alle Pflichtangaben nach §14 UStG vorhanden sind (Steuernummer/USt-IdNr., Leistungszeitraum). Fehlende Angaben werden automatisch ergänzt (z.B. Leistungszeitraum = Rechnungsdatum).

Sind die Rechnungsnummern fortlaufend?
Ja, die Rechnungsnummern werden fortlaufend und lückenlos vergeben. Die Vergabe erfolgt atomar, sodass auch bei gleichzeitiger Nutzung keine Doppelvergabe möglich ist.