Eigene Formulare: Eintrag automatisch dem ausfüllenden Mitarbeiter zuordnen

Für Formulare, die jeder Mitarbeiter für sich selbst ausfüllt (zum Beispiel Führerscheinkontrolle oder Notfallkontakt), können Sie festlegen, dass der Eintrag automatisch dem angemeldeten Mitarbeiter zugeordnet wird. Das zusätzliche Auswahlfeld, in dem man sich sonst selbst aus der Mitarbeiterliste heraussucht, entfällt dadurch.

Hintergrund: Zuordnung zu „Mitarbeiter"

Wenn ein Formular auf „Zuordnung zu: Mitarbeiter" eingestellt ist, landet jeder ausgefüllte Eintrag als Reiter in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters. Bisher musste die ausfüllende Person dabei immer angeben, um welchen Mitarbeiter es geht, auch dann, wenn sie das Formular für sich selbst ausfüllt.

Mit der neuen Einstellung lässt sich genau dieser Schritt einsparen.

So aktivieren Sie die automatische Zuordnung

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich „Admin" und dort „Eigene Formulare".
• Öffnen Sie das gewünschte Formular zum Bearbeiten (oder legen Sie ein neues an).
• Stellen Sie das Feld „Zuordnung zu" auf „Mitarbeiter".
• Setzen Sie das Häkchen bei „automatisch dem ausfüllenden Mitarbeiter zuordnen".

Das Häkchen erscheint nur, solange „Zuordnung zu" auf „Mitarbeiter" steht. Bei anderen Zuordnungsarten (zum Beispiel Projekt oder Kunde) wird es ausgeblendet.

Was sich beim Ausfüllen ändert

Ist das Häkchen aktiviert, wird beim Ausfüllen kein Mitarbeiter mehr abgefragt. Der Eintrag wird direkt dem angemeldeten Mitarbeiter zugeordnet und in dessen Stammdaten abgelegt. In der App entfällt das Auswahlfenster vollständig, sodass das Formular sofort ausgefüllt werden kann.

Wann Sie das Häkchen deaktiviert lassen sollten

Soll ein Formular auch für andere Personen ausgefüllt werden können (zum Beispiel wenn eine Führungskraft einen Eintrag für einen Mitarbeiter erfasst), lassen Sie das Häkchen deaktiviert. Dann bleibt die gewohnte Mitarbeiter-Auswahl erhalten.

Häufige Fragen

Ändert sich etwas an bestehenden Formularen?
Nein. Die Einstellung ist standardmäßig deaktiviert. Bestehende Formulare verhalten sich unverändert, bis Sie das Häkchen bewusst aktivieren.

Können vorhandene Einträge nachträglich einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden?
Nein. Bei aktivierter automatischer Zuordnung ist ein Eintrag fest mit dem Mitarbeiter verknüpft, der ihn angelegt hat. Beim späteren Bearbeiten bleibt diese Zuordnung erhalten, auch wenn eine Führungskraft den Eintrag öffnet.

Das Auswahlfeld erscheint in der App trotz aktiviertem Häkchen noch. Woran liegt das?
Das Ausblenden des Auswahlfelds in der App wird mit einer aktuellen App-Version wirksam. Bitte stellen Sie sicher, dass die App auf dem neuesten Stand ist. Die korrekte Zuordnung zum angemeldeten Mitarbeiter erfolgt unabhängig davon in jedem Fall.

Wo finde ich die erfassten Einträge wieder?
In den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters als eigener Reiter mit dem Namen des Formulars.