Eigene Formulare zwischen Firmen weitergeben

Sie können ein selbst erstelltes Formular als Datei exportieren und einer anderen Firma zur Verfügung stellen. Die andere Firma lädt die Datei in ihr eigenes Konto und erhält daraus ein neues Formular. So nutzen mehrere Betriebe, zum Beispiel innerhalb eines Firmenverbunds, dasselbe Formular, ohne es einzeln nachzubauen.

Voraussetzungen

Sowohl das Exportieren als auch das Importieren von Formularen ist Administratoren vorbehalten. Sie benötigen das Recht zur Verwaltung der eigenen Formulare (Supervisor oder ein Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung). Mitarbeiter ohne dieses Recht sehen die beschriebenen Schaltflächen nicht.

Formular weitergeben (Export)

Die Firma, die ein Formular weitergeben möchte, geht so vor:

• Im Verwaltungssystem links im Menü auf "Eigene Formulare" klicken.
• Das gewünschte Formular aus der Liste öffnen.
• Im unteren Bereich des Formulars auf die Schaltfläche "Formular exportieren" klicken.
• Es wird automatisch eine Datei heruntergeladen. Diese Datei können Sie anschließend wie gewohnt weitergeben, zum Beispiel als Anhang per E-Mail.

Formular übernehmen (Import)

Die Firma, die das Formular übernehmen möchte, geht so vor:

• Im Verwaltungssystem links im Menü auf "Eigene Formulare" klicken.
• Oben auf die Schaltfläche "Formular importieren" klicken.
• Im folgenden Fenster die erhaltene Datei hochladen. Sie können die Datei auswählen oder direkt in das Fenster ziehen.
• Es wird sofort ein neues Formular angelegt und geöffnet. Dieses lässt sich anschließend ganz normal weiterbearbeiten.

Was wird übertragen?

Beim Import übernimmt das System die wesentlichen Bestandteile des Formulars, damit es genauso funktioniert wie beim Absender:

• Alle Felder des Formulars in der ursprünglichen Reihenfolge.
• Die Formular-Art (zum Beispiel Mitarbeiter oder Kunde).
• Die Zuordnung (zum Beispiel zu einem Projekt), sofern die empfangende Firma die passende Funktion gebucht hat.

Nicht übernommen werden bewusst die Einstellungen, die nur die jeweilige Firma betreffen. Dazu gehören das hinterlegte Briefpapier für das PDF, die Empfänger von Benachrichtigungen und die Zugriffsrechte einzelner Mitarbeiter. Diese Angaben legen Sie nach dem Import bei Bedarf selbst fest.

Häufige Fragen

Wie oft kann ich ein Formular weitergeben?
Beliebig oft. Sie können jederzeit ein Formular exportieren und an weitere Firmen weitergeben.

Wird mein bestehendes Formular beim Import überschrieben?
Nein. Beim Import wird immer ein neues Formular angelegt. Vorhandene Formulare bleiben unverändert.

Bekommt die andere Firma Zugriff auf meine Daten?
Nein. Übertragen wird nur der Aufbau des Formulars. Ausgefüllte Einträge, Kunden- oder Projektdaten sind nicht enthalten. Das neue Formular gehört vollständig der empfangenden Firma.

Die Zuordnung (zum Beispiel zu einem Projekt) fehlt nach dem Import. Woran liegt das?
Die Zuordnung wird nur übernommen, wenn die empfangende Firma die passende Funktion gebucht hat. Ist das nicht der Fall, wird das Formular ohne Zuordnung angelegt. Sie können die Zuordnung anschließend selbst im Formular einstellen.

Die Datei lässt sich nicht importieren. Was kann ich tun?
Verwenden Sie ausschließlich eine Datei, die über die Schaltfläche "Formular exportieren" erstellt wurde. Andere Dateien werden mit einem Hinweis abgelehnt. Bitten Sie die andere Firma gegebenenfalls, das Formular erneut zu exportieren.