Adress-Assistent: Kontakte und Adressen geführt anlegen

Der Adress-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch das Anlegen der richtigen Kontakte und Adressen bei einem Kunden. Er stellt nur die Fragen, die für Ihren Fall wirklich zählen, und legt am Ende alle passenden Einträge in einem Schritt an. Besonders hilfreich ist er bei der Frage „eine Hausverwaltung, mehrere Objekte".

Was ist der Adress-Assistent?

Bei einem Kunden können Sie mehrere Ansprechpartner und Adressen hinterlegen – zum Beispiel eine Buchhaltung, eine abweichende Rechnungsadresse oder bei einer Hausverwaltung den Verwalter und die einzelnen Objekte. In der Praxis ist dabei oft unklar, ob man einen neuen Kontakt anlegen oder einen bestehenden zuweisen soll.

Genau hier hilft der Adress-Assistent: Er fragt in einfachen Schritten ab, worum es geht, und legt die Kontakte automatisch mit der richtigen Zuordnung und der passenden Kontaktart an. Dabei erklärt er auch, wann ein Kontakt „geteilt" ist und sich Änderungen daran auf mehrere Kunden auswirken.

Wo finde ich den Adress-Assistenten?

Der Adress-Assistent steht im Verwaltungssystem beim Kunden zur Verfügung:

• Öffnen Sie den gewünschten Kunden im Bereich Kunden.
• Wechseln Sie in den Reiter „Kontakte & Adressen".
• Klicken Sie oben auf den Button „Adress-Assistent" (neben „neuen Kontakt hinzufügen").

Schritt 1: Um wen geht es?

Zu Beginn wählen Sie den Kundentyp. Danach stellt der Assistent nur die passenden Fragen, damit der Ablauf kurz bleibt:

• Privatperson – eine Person, eine Adresse. Meist genügt der Kunde selbst.
• Firma – ein Betrieb mit einem oder mehreren Ansprechpartnern, alle unter diesem einen Kunden.
• Hausverwaltung / WEG – eine Verwaltung, die mehrere Objekte betreut. Hier entsteht der geteilte Verwalter-Kontakt.

Privatkunde

Für Privatkunden brauchen Sie meist keine weiteren Kontakte – die Adresse liegt bereits beim Kunden. Optional können Sie eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen, zum Beispiel für eine Versicherung oder einen Vermieter. Diese wird als eigener Kontakt gespeichert und ändert die Stammdaten der Person nicht.

Firma

Bei einer Firma erfassen Sie einen oder mehrere Ansprechpartner mit ihrer Rolle (zum Beispiel Buchhaltung oder Technik). Optional können Sie eine abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse ergänzen. Wichtig: Alle diese Kontakte gehören zu diesem einen Kunden – es gibt hier keine Auswirkung auf andere Kunden.

Hausverwaltung / WEG

Für den Fall „eine Verwaltung, mehrere Objekte" führt der Assistent Sie durch fünf kurze Fragen. Jede Antwort legt genau den passenden Eintrag an:

• Wer beauftragt und zahlt? – die WEG selbst oder eine übergeordnete Verwaltung. Das entscheidet, ob ein geteilter Verwalter-Kontakt benötigt wird.
• Eigene Objektadresse? – der Leistungsort wird als eigener Kontakt „Objektadresse" bei dieser WEG hinterlegt, nie geteilt.
• Betreut die Verwaltung mehrere Objekte? – dann wird derselbe Verwalter-Kontakt erneut zugewiesen, statt ihn doppelt anzulegen. Hier erscheint der Warnhinweis zur Fernwirkung (siehe unten).
• c/o-Adresskopf auf der Rechnung? – zum Beispiel „c/o Muster-Immobilien". Wird als Kontakt „Rechnungsadresse" hinterlegt und ändert keine Stammdaten.
• Mieter oder Zutritt vor Ort? – eine Person mit Zugang zum Objekt, aber ohne Vertragsbezug. Sie wird als Kontakt mit der Kontaktart „Zutritt" angelegt.

Warum ein geteilter Verwalter-Kontakt „Fernwirkung" hat

Ein Ansprechpartner ist im System ein einziger Datensatz, der mehreren Kunden zugewiesen werden kann. Ist derselbe Verwalter mehreren WEGs zugewiesen und Sie ändern dort Bezeichnung oder Adresse, ändern Sie diesen einen Datensatz – die Änderung erscheint deshalb bei allen zugeordneten WEGs.

Der Adress-Assistent weist genau darauf hin, bevor es zum Problem wird: Objektspezifische Angaben gehören zur jeweiligen WEG (Objektadresse), nicht an den geteilten Verwalter-Kontakt. So bleiben die Objektadressen der übrigen WEGs unberührt.

Übersicht und Anlegen

Am Ende zeigt der Assistent eine Übersicht „Das wird angelegt" mit allen Kontakten und ihrer Zuordnung. Erst wenn Sie auf „Anlegen" klicken, werden alle Einträge in einem Schritt gespeichert. Brechen Sie vorher ab, entsteht nichts – es gibt keine halb angelegten Datensätze.

Häufige Fragen

Verändert der Adress-Assistent bestehende Kundendaten?
Nein. Der Assistent fügt dem Kunden nur zusätzliche Kontakte und Adressen hinzu. Bestehende Stammdaten bleiben unverändert.

Kann ich Kontakte auch weiterhin von Hand anlegen?
Ja. Der Assistent ist ein zusätzlicher, geführter Weg. Die Buttons „neuen Kontakt hinzufügen" und „bestehenden Kontakt zuweisen" bleiben unverändert nutzbar.

Wann sollte ich einen bestehenden Kontakt zuweisen statt einen neuen anzulegen?
Immer dann, wenn es sich wirklich um dieselbe Person oder Verwaltung handelt (zum Beispiel ein Verwalter für mehrere WEGs). Für objektbezogene Angaben legen Sie dagegen einen eigenen, neuen Kontakt an, damit Änderungen nicht bei anderen Kunden erscheinen.

Für welche Kunden ist der Assistent verfügbar?
Der Adress-Assistent steht bei jedem Kunden im Reiter „Kontakte & Adressen" zur Verfügung.