Projekt-E-Mails: Kann ich nur einen bestimmten Ordner meines Postfachs synchronisieren?

Ja. Standardmäßig ruft das Verwaltungssystem alle eingehenden E-Mails aus dem Hauptordner (Posteingang) Ihres angebundenen Postfachs ab. Sortieren Sie Ihre E-Mails bereits in Ihrem E-Mail-Programm über Regeln in Unterordner vor, können Sie festlegen, dass nur ein bestimmter Ordner abgerufen wird.

Wofür ist das sinnvoll?

Nutzen Sie in Ihrem E-Mail-Programm (z. B. Outlook oder Thunderbird) bereits Regeln, die eingehende Mails automatisch in Unterordner einsortieren, landen ohne diese Einstellung trotzdem alle Mails aus dem Hauptordner im Verwaltungssystem. Möchten Sie nur die Mails eines bestimmten, bereits vorsortierten Ordners im System sehen, schränken Sie den Abruf auf genau diesen Ordner ein.

Ordner für den Abruf festlegen

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Einstellungen und dort den Punkt „E-Mail-Einstellungen". Wechseln Sie auf den Reiter „Postfächer" und klicken Sie beim gewünschten Konto auf das Stift-Symbol zum Bearbeiten.

Im Bereich „Einstellungen" finden Sie das Feld „Ordner". Es steht standardmäßig auf INBOX, dem Hauptordner Ihres Postfachs.

• Verfügbare Ordner laden: Klicken Sie auf diesen Button unterhalb des Feldes. Das System verbindet sich mit Ihrem Postfach und zeigt Ihnen alle dort tatsächlich vorhandenen Ordner zur Auswahl an – Sie müssen den genauen Namen also nicht selbst in Ihrem E-Mail-Programm nachschauen.
• Ordner auswählen: Wählen Sie aus der eingeblendeten Liste den gewünschten Ordner aus, zum Beispiel einen Unterordner wie „Rechnungseingang".
• Speichern: Bestätigen Sie die Änderung über den Button „Speichern" am Ende des Formulars.

Ab dem nächsten automatischen Abruf werden nur noch E-Mails aus dem gewählten Ordner berücksichtigt.

Häufige Fragen

Kann ich das Feld auch von Hand ausfüllen, ohne die Liste zu nutzen?
Ja. Das Feld bleibt ein frei editierbares Textfeld. Das ist hilfreich, falls ein Ordner nicht in der geladenen Liste erscheint. Achten Sie dabei auf die exakte Schreibweise, wie sie Ihr Postfach-Anbieter verwendet, zum Beispiel „INBOX.Rechnungseingang".

Was passiert mit E-Mails außerhalb des gewählten Ordners?
Diese werden nicht abgerufen und erscheinen dementsprechend nicht im E-Mail Posteingang oder in den Projekten. Sie bleiben unverändert in Ihrem eigenen Postfach erhalten.

Kann ich den Ordner später wieder auf den Hauptordner zurückstellen?
Ja, jederzeit. Tragen Sie dazu einfach wieder „INBOX" in das Feld ein und speichern Sie.

Warum werden beim Klick auf „Verfügbare Ordner laden" keine oder falsche Ordner angezeigt?
Prüfen Sie in diesem Fall die hinterlegten Zugangsdaten des Postfachs. Sind Benutzername oder Passwort nicht mehr gültig, kann keine Verbindung zum Postfach aufgebaut werden.