Wie kann man die per Stoppuhr erfassten Zeiten auf ein Minuten-Intervall runden?

Zeiten, die Mitarbeiter per Stoppuhr erfassen, werden minutengenau gespeichert. Betriebe, die ihre Löhne in Viertelstunden abrechnen, mussten diese Zeiten bisher von Hand glattziehen. Mit der Einstellung "Stoppuhr-Zeiten runden" übernimmt das System diese Rundung automatisch beim Ausstempeln.

Wo Sie die Einstellung finden

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Einstellungen und wechseln Sie auf den Reiter Zeiterfassung. Im Abschnitt Erfassungsarten & Grundeinstellungen finden Sie das Auswahlfeld Stoppuhr-Zeiten runden direkt unter dem Feld "Eingabe-Intervall".

Die Einstellung gilt für den gesamten Betrieb und kann nur von Vorgesetzten geändert werden.

Welche Intervalle zur Auswahl stehen

Zur Auswahl stehen "nicht runden" sowie 5, 6, 10, 15 und 30 Minuten. Die Voreinstellung ist nicht runden – solange sie unverändert bleibt, ändert sich für Ihren Betrieb nichts.

Der Wert "auf 6 Minuten" entspricht Zehntelstunden und ist für Betriebe gedacht, die ihre Zeiten dezimal abrechnen.

Wie gerundet wird

Gerundet wird erst, wenn der Mitarbeiter die Zeiterfassung beendet – also beim Ausstempeln. Eine laufende Erfassung bleibt unangetastet.

• Beginn und Ende werden auf den nächstliegenden Rasterpunkt gezogen. Beispiel bei 15 Minuten: aus 7:53 Uhr wird 8:00 Uhr, aus 16:07 Uhr wird 16:00 Uhr.
• Bei Pausen wird die Länge gerundet, nicht die Uhrzeit. Aus 9 Minuten Pause werden 15 Minuten, aus 6 Minuten werden 0 Minuten. Der Pausenbeginn bleibt die tatsächlich gestempelte Uhrzeit, damit zwei kurz aufeinanderfolgende Pausen nicht auf dieselbe Zeit fallen.
• Gerundet wird immer zum näher liegenden Wert, also mal auf und mal ab. Über einen Monat gleicht sich das weitgehend aus.

Was nicht gerundet wird

Die Einstellung wirkt ausschließlich auf Zeiten, die per Stoppuhr erfasst wurden. Unverändert bleiben:

• nachgetragene Zeiten – dort greift weiterhin das Feld "Eingabe-Intervall"
• laufende, noch nicht beendete Zeiterfassungen
• Uhrzeiten, die jemand von Hand korrigiert hat, sowie genehmigte Zeitkorrektur-Anträge
• bereits geprüfte oder abgerechnete Zeiten
• Zeiten aus Rapporten und Bautagebüchern sowie aus Stempel-Terminals

Nachvollziehbarkeit

Die ursprünglich gestempelten Uhrzeiten gehen nicht verloren. Im Änderungsprotokoll des jeweiligen Zeiteintrags steht der alte Wert neben dem neuen, als Urheber ist Automatische Rundung vermerkt. Mitarbeiter sehen ihre Zeiten auf dem Smartphone unter "Meine Zeiten".

Keine rückwirkende Änderung

Das System merkt sich den Zeitpunkt, zu dem die Einstellung eingeschaltet wurde. Alles, was vorher beendet wurde, bleibt unverändert – bereits abgerechnete Stunden ändern sich also nicht nachträglich. Das gilt auch dann, wenn ein Gerät ohne Empfang seine Stempelungen erst Tage später überträgt.

Häufige Fragen

Müssen die Mitarbeiter eine neue Version auf dem Smartphone installieren?

Nein. Die Rundung passiert im System, auf den Geräten ist keine Aktualisierung nötig.

Was passiert, wenn wir die Einstellung wieder ausschalten?

Ab diesem Zeitpunkt werden neue Zeiten wieder minutengenau gespeichert. Bereits gerundete Zeiten bleiben so, wie sie sind.

Warum ist eine kurze Pause komplett verschwunden?

Weil die Pausenlänge auf das nächstliegende Intervall gerundet wird. Bei einem 15-Minuten-Intervall wird eine Pause von 6 Minuten zu 0 Minuten, eine Pause von 9 Minuten dagegen zu 15 Minuten. Die ursprüngliche Stempelung bleibt im Änderungsprotokoll sichtbar.

Kann ich das Intervall je Mitarbeiter unterschiedlich einstellen?

Nein, die Einstellung gilt einheitlich für den gesamten Betrieb.

Wirkt sich die Rundung auf das Feld "Eingabe-Intervall" aus?

Nein, beide Einstellungen sind voneinander unabhängig. "Eingabe-Intervall" bestimmt, welche Uhrzeiten beim Nachtragen ausgewählt werden können, "Stoppuhr-Zeiten runden" wirkt nur auf gestoppte Zeiten.