Stoppuhr-Zeiten auf ein Minuten-Intervall runden

Viele Betriebe rechnen ihre Löhne in festen Schritten ab, zum Beispiel in Viertelstunden. Beim Zeitnachtrag lässt sich die Uhrzeit über das Eingabe-Intervall bereits nur in solchen Schritten auswählen. Zeiten, die über die Stoppuhr erfasst werden, wurden dagegen bisher minutengenau gespeichert und mussten für die Lohnbuchhaltung von Hand angepasst werden. Mit der Einstellung "Stoppuhr-Zeiten runden" übernimmt das System diese Anpassung.

Wo Sie die Einstellung finden

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Einstellungen und wechseln Sie auf den Reiter Zeiterfassung. Im Abschnitt "Erfassungsarten & Grundeinstellungen" steht das Auswahlfeld "Stoppuhr-Zeiten runden" direkt unter dem Feld "Eingabe-Intervall".

Zur Auswahl stehen "nicht runden" sowie 5, 6, 10, 15 und 30 Minuten. Die Voreinstellung ist "nicht runden" - solange Sie hier nichts umstellen, ändert sich an Ihren Zeiten nichts. Die Einstellung gilt für den gesamten Betrieb und kann nur von Vorgesetzten geändert werden.

Wie gerundet wird

Sobald ein Mitarbeiter die Stoppuhr beendet, zieht das System Beginn und Ende der Zeit auf den nächstliegenden Rasterpunkt. Bei einem Intervall von 15 Minuten sieht das so aus:

• Beginn 7:53 Uhr wird zu 8:00 Uhr
• Beginn 8:04 Uhr wird zu 8:00 Uhr
• Ende 16:07 Uhr wird zu 16:00 Uhr
• Ende 16:09 Uhr wird zu 16:15 Uhr

Gerundet wird immer zum näher liegenden Wert. Liegt die Zeit genau in der Mitte, wird aufgerundet. Damit gleichen sich Auf- und Abrundungen über den Monat hinweg weitgehend aus.

Was mit Pausen passiert

Bei Pausen wird nicht die Uhrzeit gerundet, sondern die Länge der Pause. Der Pausenbeginn bleibt die tatsächlich gestempelte Uhrzeit, das Pausenende verschiebt sich entsprechend. Bei einem Intervall von 15 Minuten gilt:

• Eine Pause von 9 Minuten wird als 15 Minuten gewertet
• Eine Pause von 6 Minuten entfällt, sie wird als 0 Minuten gewertet
• Eine Pause von 32 Minuten wird als 30 Minuten gewertet

So bleibt auch die tatsächlich abgerechnete Arbeitszeit ein Vielfaches des gewählten Intervalls. Eine Pause wird dabei nie über das Arbeitsende hinaus verlängert und überschneidet sich nie mit einer weiteren Pause.

Die ursprünglichen Zeiten bleiben nachvollziehbar

Jede Rundung wird protokolliert. Im Änderungsprotokoll des Zeiteintrags steht der ursprünglich gestempelte Wert neben dem gerundeten, als Urheber ist "Automatische Rundung" vermerkt. Mitarbeiter sehen diesen Verlauf auch auf dem Smartphone unter "Meine Zeiten" beim jeweiligen Eintrag.

Damit lässt sich jederzeit belegen, wann tatsächlich ein- und ausgestempelt wurde - etwa bei Rückfragen eines Mitarbeiters oder bei einer Prüfung.

Was nicht gerundet wird

Die Einstellung wirkt ausschließlich auf Zeiten, die über die Stoppuhr erfasst werden. Unverändert bleiben:

• Zeitnachträge: Dort greift wie bisher das Feld "Eingabe-Intervall" bei der Auswahl der Uhrzeit
• Laufende Zeiterfassungen: Gerundet wird erst beim Beenden, die laufende Uhr zeigt weiterhin die echte Zeit
• Von Hand korrigierte Uhrzeiten: Eine bewusst gesetzte Zeit wird nicht erneut überschrieben
• Geprüfte und abgerechnete Zeiten
• Zeiten aus Rapporten und Bautagebüchern sowie aus Stempel-Terminals
• Alle Zeiten, die vor dem Einschalten der Einstellung beendet wurden

Der letzte Punkt ist wichtig: Das System merkt sich, wann Sie die Rundung eingeschaltet haben. Bereits abgeschlossene Zeiten werden dadurch nicht nachträglich verändert - auch dann nicht, wenn ein Gerät ohne Empfang seine Stempelungen erst Tage später überträgt.

Häufige Fragen

Verlieren Mitarbeiter durch die Rundung Arbeitszeit?
Nein, nicht systematisch. Es wird immer zum näher liegenden Wert gerundet, also mal auf und mal ab. Über einen Monat gleichen sich diese Abweichungen weitgehend aus.

Ändern sich bereits erfasste Zeiten, wenn ich die Einstellung aktiviere?
Nein. Gerundet wird ausschließlich, was nach dem Einschalten beendet wird. Alle vorhandenen Zeiten bleiben unverändert.

Was passiert, wenn ich die Einstellung wieder auf "nicht runden" stelle?
Ab diesem Moment werden neue Zeiten wieder minutengenau gespeichert. Bereits gerundete Zeiten bleiben, wie sie sind - die ursprünglichen Werte stehen weiterhin im Änderungsprotokoll.

Muss auf den Smartphones etwas aktualisiert werden?
Nein. Die Rundung findet im Verwaltungssystem statt, sobald die Zeit übertragen wird. Eine neue Version auf den Geräten ist nicht nötig.

Was passiert bei einer sehr kurzen Erfassung, etwa von 7:02 bis 7:06 Uhr?
Bei einem Intervall von 15 Minuten wird daraus eine Zeit von 0 Minuten. Der Eintrag bleibt in der Liste sichtbar und kann bei Bedarf von Hand korrigiert werden. Meist handelt es sich dabei um eine versehentliche Bedienung.

Warum weicht die Summe manchmal doch vom Raster ab?
Wenn zusätzlich Fahrzeiten abgezogen oder Stunden über Auswahlfelder aufgeschlagen werden, fließen diese Werte unverändert in die Berechnung ein. Diese bewusst hinterlegten Beträge werden nicht gerundet.

Kann ich das Eingabe-Intervall und die Stoppuhr-Rundung unterschiedlich einstellen?
Ja. Beide Felder sind voneinander unabhängig. Sie können den Zeitnachtrag beispielsweise in 5-Minuten-Schritten führen und die Stoppuhr auf 15 Minuten runden lassen.