Abteilungsleiter sollen die Zeiten ihrer Abteilung sehen (ohne Admin-Rechte)

Ein Standort- oder Abteilungsleiter soll die Zeiterfassung seiner Mitarbeiter einsehen, nicht aber die Zeiten aller anderen Standorte. Dafür muss er kein Admin sein. Es genügt eine passende Nutzer-Rolle in Verbindung mit einer Abteilung.

Voraussetzungen

• Die Mitarbeiter sind einer Abteilung zugeordnet (z. B. "Standort Bern").
• Der Abteilungsleiter ist in dieser Abteilung als Abteilungsleiter eingetragen.
• Der Abteilungsleiter ist in seinen Stammdaten nicht als "Admin/Führungskraft" markiert. Admins sehen unabhängig von jeder Rolle immer alle Mitarbeiter.

Schritt 1: Abteilungsleiter in der Abteilung eintragen

• Im Verwaltungssystem oben in der Leiste auf "Admin" klicken und "Abteilungen" öffnen.
• Die gewünschte Abteilung anklicken.
• Im Feld "Folgende Mitarbeiter gehören zu dieser Abteilung" prüfen, dass die Mitarbeiter der Abteilung eingetragen sind.
• Unten im Bereich "Abteilungsleiter" den Abteilungsleiter auswählen. Die Änderung wird automatisch gespeichert.

Schritt 2: Nutzer-Rolle einrichten

• Im Verwaltungssystem oben in der Leiste auf "Admin" klicken und "Nutzer-Rollen" öffnen.
• Über "Nutzer-Rolle hinzufügen" eine neue Rolle anlegen, z. B. "Zeiterfassung Abteilungsleitung", und mit "speichern" bestätigen. Die neue Rolle öffnet sich direkt.
• Bei "Mitarbeiter-Berechtigungen Verwaltungssystem" die Auswahl "kann nur Mitarbeiter einsehen, von welchen er/sie Abteilungsleiter ist" wählen.
• Im Feld "Verwaltungssystem-Berechtigungen" das Recht "Zeiterfassung (komplett)" hinzufügen. Nicht zu verwechseln mit "Zeiterfassung (Baustellen-Mitarbeiter)" und "Zeiterfassung (Büro-Mitarbeiter)".
• Die übrigen Einstellungen der Rolle (App-Berechtigungen, Projekt-Berechtigungen) nach Bedarf setzen. Eine neue Rolle startet mit Standardwerten und übernimmt nichts von einer anderen Rolle.
• Weiter unten im Bereich "Ausgewählte Mitarbeiter" im Feld "Mitarbeiter mit dieser Nutzer-Rolle" den Abteilungsleiter auswählen. Die Namen stehen als "Nachname, Vorname".

Alle Änderungen in der Rolle werden automatisch gespeichert. Der Abteilungsleiter muss sich anschließend einmal ab- und wieder anmelden.

Ergebnis prüfen

• Unten in der Rolle auf "Verwaltungssystem ansehen" klicken. Ihre Ansicht wird dabei auf diese Rolle umgestellt, es werden keine Daten verändert.
• In der Zeiterfassung sehen Sie nun die Mitarbeiter der Abteilung, für die der Abteilungsleiter eingetragen ist, aber keine Mitarbeiter anderer Abteilungen.
• Die Ansicht anschließend wieder verlassen.

Worauf Sie achten sollten

• Eigene Rolle nur für die Abteilungsleiter: Das Recht "Zeiterfassung (komplett)" gilt für alle Mitarbeiter mit dieser Rolle. Wer es in eine gemeinsame Rolle einträgt, gibt allen Mitarbeitern dieser Rolle Zugang zur Zeiterfassung im Verwaltungssystem. Legen Sie deshalb für Abteilungsleiter eine eigene Rolle an und lassen Sie die Rolle der übrigen Mitarbeiter unverändert.
• Bearbeiten ist möglich: Mit dem Recht "Zeiterfassung (komplett)" kann der Abteilungsleiter die Zeiten seiner Abteilung nicht nur einsehen, sondern auch bearbeiten.
• Eigene Anträge: Bei einer Rolle mit Abteilungsleiter-Einschränkung erscheint das Häkchen "darf eigene Anträge (Urlaub, Abwesenheiten, Stundenkorrekturen) selbst freigeben". Ist es angehakt, kann der Abteilungsleiter seine eigenen Anträge selbst genehmigen. Entfernen Sie das Häkchen, wenn ein Admin diese Anträge freigeben soll.
• Planung: Die Planung lässt sich derzeit nicht nach Abteilung einschränken. Wer die Planung nutzen darf, sieht dort alle Mitarbeiter.

Häufige Fragen

Der Abteilungsleiter sieht in der Zeiterfassung nur sich selbst. Woran liegt das?
Meist fehlt in seiner Rolle das Recht "Zeiterfassung (komplett)". Ohne dieses Recht zeigt das System ausschließlich die eigenen Zeiten.

Der Abteilungsleiter sieht weiterhin alle Mitarbeiter. Woran liegt das?
Prüfen Sie in den Stammdaten, ob er als "Admin/Führungskraft" markiert ist. Admins sehen immer alle Mitarbeiter, eine Einschränkung in der Rolle greift bei ihnen nicht. Melden Sie sich nach einer Änderung außerdem einmal ab und wieder an.

Der Abteilungsleiter sieht keine Mitarbeiter außer sich selbst, obwohl das Recht gesetzt ist.
Prüfen Sie unter "Admin" und "Abteilungen", ob er im Bereich "Abteilungsleiter" der richtigen Abteilung eingetragen ist und ob die Mitarbeiter im Feld "Folgende Mitarbeiter gehören zu dieser Abteilung" stehen.

Kann ein Abteilungsleiter mehrere Abteilungen sehen?
Ja. Tragen Sie ihn in jeder dieser Abteilungen als Abteilungsleiter ein.