Personalakte: Papierkorb, Aufbewahrungsfristen und Prüfsumme

Unterlagen in der Personalakte müssen je nach Art mehrere Jahre aufbewahrt werden, zum Beispiel Lohnabrechnungen oder Arbeitsverträge. Das System schützt diese Dokumente deshalb vor versehentlichem und vorzeitigem Löschen: Gelöschte Dokumente landen zunächst im Papierkorb, endgültig gelöscht werden darf erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, und jede Datei wird beim Hochladen mit einer Prüfsumme versehen.

Papierkorb: gelöschte Dokumente wiederherstellen

Wenn Sie in der Personalakte ein Dokument löschen, wird es nicht sofort entfernt, sondern in den Papierkorb verschoben. Das gilt auch für Dokumente, die in der App gelöscht werden.

• Öffnen Sie im Menü Mitarbeiter, wählen Sie den Mitarbeiter aus und öffnen Sie den Reiter Personalakte.
• Klicken Sie auf Papierkorb. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Dokumente darin liegen.
• Mit wiederherstellen erscheint das Dokument wieder in seinem bisherigen Bereich der Personalakte.

Eine Wiedervorlage und Freigaben in der Bildungsmatrix werden beim Wiederherstellen nicht mit wiederhergestellt.

Endgültig löschen

Mit endgültig löschen wird die Datei unwiderruflich entfernt. Dabei gilt:

• Endgültig löschen können nur Vorgesetzte.
• Es ist erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist möglich. Solange die Frist läuft, erscheint ein Hinweis, bis wann das Dokument aufbewahrt werden muss.
• Ausnahme: Innerhalb von 7 Tagen nach dem Hochladen kann ein Dokument auch vorher endgültig gelöscht werden, zum Beispiel wenn versehentlich eine falsche Datei hochgeladen wurde.
• Sie müssen einen Grund angeben. Er steht anschließend im Verlauf der Personalakte.

Aufbewahrungsfristen festlegen

Die Fristen legen Sie einmal für den ganzen Betrieb fest, und zwar je Bereich der Personalakte.

• Öffnen Sie in einer beliebigen Personalakte Bereiche verwalten.
• Wählen Sie neben jedem Bereich die Aufbewahrungsfrist (zum Beispiel 10 Jahre oder keine Aufbewahrungspflicht).
• Wählen Sie daneben den Fristbeginn: ab Austritt des Mitarbeiters oder ab Hochladen des Dokuments.
• Unterbereiche und Dokumentenbereiche übernehmen die Frist des übergeordneten Bereichs, solange Sie dort nichts anderes einstellen. Die geltende Frist steht dann in Klammern, zum Beispiel übernehmen (10 Jahre ab Austritt).

Änderungen werden sofort gespeichert. Die Fristen können nur Vorgesetzte ändern.

Vorgaben

Das System ist mit folgenden Fristen vorbelegt:

• 10 Jahre ab Austritt: Arbeitsvertrag, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherung, Altersvorsorge, Lohnpfändungen, Zeugnisse sowie Personalfragebogen und Stammdaten.
• 3 Jahre ab Austritt: zum Beispiel Abmahnungen, Gesprächsprotokolle, Leistungsbeurteilungen, Fortbildungen, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis.
• Keine Aufbewahrungspflicht: Bewerbungsunterlagen.

Die Vorgaben sind Vorschläge. Bitte stimmen Sie die Fristen mit Ihrem Steuerberater ab.

So wird das Fristende berechnet

Eine Frist läuft immer bis zum Ende eines Kalenderjahres. Beispiel: Ein Mitarbeiter ist am 30.06.2014 ausgeschieden, sein Arbeitsvertrag hat eine Frist von 10 Jahren ab Austritt. Das Dokument muss bis zum 31.12.2024 aufbewahrt werden.

Ist bei einem aktiven Mitarbeiter noch kein Austrittsdatum hinterlegt, gilt für Fristen ab Austritt bis zum Austritt. Solche Dokumente können nicht endgültig gelöscht werden.

Übersicht: Dokumente mit abgelaufener Frist

Vorgesetzte sehen alle Dokumente des Betriebs, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, in einer gemeinsamen Liste. Das schließt bereits gelöschte Mitarbeiter mit ein.

• Öffnen Sie im Menü Mitarbeiter und klicken Sie oben auf Verwalten und dann auf Aufbewahrungsfristen Personalakte. Alternativ erreichen Sie die Liste in jeder Personalakte über Aufbewahrungsfristen.
• Mit alle Dokumente anzeigen sehen Sie zusätzlich die Dokumente, deren Frist noch läuft.
• Markieren Sie die gewünschten Dokumente und klicken Sie auf endgültig löschen. Auch hier ist ein Grund erforderlich.

Das System löscht nichts automatisch. Ein Dokument wird nur entfernt, wenn ein Vorgesetzter es ausdrücklich endgültig löscht.

Prüfsumme: Schutz vor unbemerkter Veränderung

Beim Hochladen bildet das System für jedes Dokument eine Prüfsumme, eine Art digitalen Fingerabdruck der Datei. Dokumente, die schon vorher in der Personalakte lagen, erhalten ihre Prüfsumme automatisch nachträglich.

• Bei jedem Herunterladen wird die Datei mit ihrer Prüfsumme verglichen. Wurde sie außerhalb des Systems verändert, steht das im Verlauf der Personalakte.
• Laden Sie die Personalakte über Alle als ZIP herunterladen herunter, enthält das ZIP zusätzlich die Dateien Pruefsummen.csv (Prüfergebnis je Dokument) und Verlauf.csv (alle Änderungen an der Akte). Diese können Sie zum Beispiel bei einer Prüfung vorlegen.

Häufige Fragen

Warum kann ich ein Dokument nicht endgültig löschen?
Entweder läuft die Aufbewahrungsfrist noch, oder Sie sind kein Vorgesetzter. Bis wann das Dokument aufbewahrt werden muss, steht im Papierkorb in der Spalte Aufbewahrungspflichtig bis.

Ich habe eine falsche Datei hochgeladen. Muss ich jetzt 10 Jahre warten?
Nein. Innerhalb von 7 Tagen nach dem Hochladen kann ein Vorgesetzter das Dokument aus dem Papierkorb endgültig löschen.

Warum lässt sich ein ausgeschiedener Mitarbeiter nicht endgültig löschen?
Solange in seiner Personalakte noch Unterlagen mit laufender Frist liegen, ist das endgültige Löschen des Mitarbeiters gesperrt. Nach Ablauf aller Fristen ist es wieder möglich.

Kann ich ein Dokument eines gelöschten Mitarbeiters wiederherstellen?
Stellen Sie zuerst den Mitarbeiter wieder her. Danach können Sie das Dokument aus dem Papierkorb seiner Personalakte wiederherstellen.

Ist die Frist an einen Bereich gebunden?
Ja. Wird ein Dokument in einen anderen Bereich verschoben, gilt die Frist des neuen Bereichs. Änderungen an Fristen und Verschiebungen werden protokolliert.

Wird nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht?
Nein. Die Übersicht zeigt Ihnen nur, was gelöscht werden darf. Gelöscht wird erst, wenn ein Vorgesetzter es bestätigt.