Kann ich den Standort (GPS) meines Mitarbeiters bei der Zeiterfassung tracken?

Standardmäßig ist das GPS-Tracking deaktiviert. 

Im Adminbereich unter »Admin --> Einstellungen/Zeiterfassung« können Sie »GPS-Tracking bei Stoppuhr« aktivieren.

Sobald der Mitarbeiter in der Stoppuhr auf "Start" oder "Stopp" klickt, wird der Standort des Mitarbeiters erfasst.

Die Mitarbeiter müssen die »Standort-Freigabe« in der App akzeptieren, sonst funktioniert die Erfassung nicht. 

Fotos: Oben Android, unten iOS

Nachträglich kann die »Standort-Freigabe« über »Einstellungen« -> »Noovi« jederzeit geändert werden.

Fotos: Oben Android, unten iOS

Wo kann ich mir als Admin den Standort anzeigen lassen?

Im Verwaltungssystem unter »Zeiterfassung« können Sie den aufgezeichneten Standort einsehen.

Der Pin verrät, dass in diesem Zeiteintrag, der Standort mit erfasst wurde.

Durch einen Klick auf den Zeiteintrag, öffnet sich die Detailansicht und unten befindet sich der Start und der Endstandort.

Kann ich das GPS-Tracking zur Pflicht machen?

Sie können das GPS-Tracking für einzelne oder alle Mitarbeiter zur Pflicht machen. Gehen Sie hierfür auf "Mitarbeiter", wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus, scrollen Sie unter "Stammdaten" nach unten zum Punkt "Zeiterfassung". Setzen Sie hier den Haken bei "GPS-Tracking bei Stoppuhr".

Der Mitarbeiter muss nun, wenn er die Stoppuhr nutzen möchte, das GPS-Tracking erlauben.

Wie kann ich mich rechtlich absichern?

Die datenschutzrechtlichen Vorgaben sind im Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und dessen Revision geregelt. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Arbeitgeber in der Schweiz beim Einsatz von GPS-basierten Zeiterfassungssystemen beachten sollten:

1. Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und Zweckbindung

• Nach dem Schweizer DSG dürfen nur Daten erhoben werden, die erforderlich und verhältnismäßig sind. GPS-Tracking muss daher sachlich begründet sein, beispielsweise zum Nachweis von Arbeitszeiten oder zur Abrechnung gegenüber Kunden.
• Eine klare Zweckbindung ist zwingend. Daten dürfen nur für den angegebenen Zweck verwendet werden (z. B. Zeiterfassung, Sicherheit).

2. Transparenz und Information

• Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden klar und verständlich informieren, welche Daten erhoben werden, wie sie verarbeitet werden und wofür sie verwendet werden.
• Diese Informationen sollten schriftlich oder in leicht zugänglicher Form zur Verfügung gestellt werden, z. B. in Arbeitsverträgen, internen Richtlinien oder speziellen Informationsblättern.

3. Einwilligung der Mitarbeitenden

• In der Schweiz ist die Einwilligung der Mitarbeitenden oft notwendig, wenn keine andere rechtliche Grundlage vorliegt. Diese Einwilligung muss freiwillig, ausdrücklich und informiert sein.
• Mitarbeitende können die Einwilligung auch verweigern oder widerrufen, ohne negative Konsequenzen zu befürchten.

4. Mitarbeiterrechte

Mitarbeitende haben das Recht:

• Auskunft über die gespeicherten Daten zu ihrer Person zu erhalten (Art. 25 DSG).
• Unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
• Unter bestimmten Umständen die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten zu verlangen.

5. Betriebsvereinbarungen

• Falls ein Personalvertretungsorgan (ähnlich einem Betriebsrat in Deutschland) existiert, ist dieses in die Einführung von GPS-Tracking-Systemen einzubeziehen. In der Schweiz ist dies jedoch seltener rechtlich vorgeschrieben als in Deutschland.

6. Datensicherheit

• Arbeitgeber müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die erfassten Daten vor Missbrauch oder Verlust zu schützen.

7. Einverständniserklärung

Es empfiehlt sich, ein schriftliches Einverständnisformular zur Nutzung von GPS-basierten Zeiterfassungssystemen bereitzustellen, das insbesondere die folgenden Punkte abdeckt:

• Zweck der Datenerhebung (z. B. Zeiterfassung, Nachweise für Kundenprojekte).
• Umfang und Dauer der Speicherung.
• Rechte der Mitarbeitenden.
• Möglichkeit des Widerrufs der Einwilligung.

Ein entsprechendes Formular finden Sie hier zum Download.