Bildungsmatrix: Qualifikationen der Mitarbeiter verwalten

Mit der Bildungsmatrix halten Sie fest, welche Qualifikationen Ihre Mitarbeiter besitzen und bis wann diese gültig sind. Eine farbige Übersicht zeigt auf einen Blick, welche Schulung demnächst aufgefrischt werden muss. Für Audits und Zertifizierungen lässt sich die Übersicht als PDF oder Excel-Datei ausgeben.

Wo Sie die Bildungsmatrix finden

Im Verwaltungssystem öffnen Sie "Admin → Fähigkeiten". Dort pflegen Sie die Auswahl Ihrer Qualifikationen, und über den Button "Bildungsmatrix" oben gelangen Sie in die Übersicht. Sie sehen dann die Kreuztabelle mit allen Mitarbeitern als Zeilen und allen Qualifikationen als Spalten.

Qualifikationen anlegen

Legen Sie unter "Admin → Fähigkeiten" für jede Schulung einen Eintrag an, zum Beispiel "Erste Hilfe" oder "Gabelstaplerschein". Über das Zahnrad hinter dem Eintrag stellen Sie ein:

• "Diese Fähigkeit läuft ab": Erst wenn dieser Schalter gesetzt ist, können Sie je Mitarbeiter ein Ablaufdatum hinterlegen. Ohne den Schalter bleibt die Qualifikation ein einfaches Häkchen.
• "Gültig für (Monate)": Damit wird beim Erfassen das Feld "Gültig bis" automatisch vorbelegt.
• "Vorwarnung (Tage)": Wie viele Tage vor Ablauf die Zelle gelb wird und die Erinnerung verschickt wird.
• "Nachweis erforderlich": Liegt zu einer Qualifikation kein Nachweis vor, wird die Zelle orange.

Die Farben verstehen

• Grün: gültig
• Gelb: läuft demnächst ab
• Rot: abgelaufen
• Orange: unvollständig, es fehlt das Ablaufdatum oder der Nachweis
• Grau: dem Mitarbeiter nicht zugeordnet

Eine Qualifikation erfassen oder ändern

Klicken Sie in der Übersicht auf die Zelle, in der sich der gewünschte Mitarbeiter und die gewünschte Qualifikation kreuzen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Zuordnung setzen, das Datum unter "Gültig bis" eintragen und bei Bedarf eine Notiz hinterlegen. Über "speichern" übernehmen Sie die Angaben, die Zelle färbt sich sofort passend ein.

Im selben Fenster laden Sie unter "Nachweise" das Zeugnis oder den Schein hoch. Die Datei wird in der Personalakte des Mitarbeiters abgelegt und sofort mit der Qualifikation verknüpft. Eine zweite Ablage entsteht dadurch nicht.

Denselben Weg finden Sie auch vom Mitarbeiter aus: Öffnen Sie unter "Mitarbeiter" den gewünschten Eintrag und wechseln Sie auf den Reiter "Fähigkeiten". Dieser Reiter erscheint, sobald im Katalog mindestens eine Qualifikation angelegt ist.

Ablaufende Qualifikationen im Blick behalten

Über die Umschaltung "Ansicht" oben links wechseln Sie von "Matrix" auf "Ablaufende Qualifikationen". Diese Liste zeigt je Zeile eine Qualifikation, die eine Handlung verlangt, sortiert nach Dringlichkeit. In der Spalte "Frist" sehen Sie, wie lange eine Qualifikation noch gültig ist oder seit wann sie abgelaufen ist.

Zusätzlich erinnert das System automatisch: Vor Ablauf einer Qualifikation entsteht eine Wiedervorlage, und die von Ihnen festgelegten Empfänger erhalten eine E-Mail. Die Empfänger legen Sie über den Button "Erinnerungen" oben rechts fest, wahlweise für den gesamten Betrieb oder abweichend je Qualifikation.

Übersicht ausdrucken oder exportieren

Über den Menüpunkt "Verwalten" oben rechts finden Sie im Abschnitt "Auswertung" die Einträge "PDF-Export" und "Excel-Export". Beide enthalten genau das, was gerade eingestellt ist, Sie können die Ausgabe also vorher über die Filter eingrenzen.

• Das PDF erscheint im Querformat. Jede Zelle trägt neben der Farbe auch den Text, sodass der Ausdruck auch schwarzweiß lesbar bleibt. Passen nicht alle Qualifikationen nebeneinander auf eine Seite, werden die restlichen Spalten auf Folgeseiten gedruckt.
• Die Excel-Datei übernimmt die Ampelfarben als Zellhintergrund. Die Spalten Mitarbeiter, Personalnummer und Geburtstag bleiben beim Scrollen stehen, und auf dem zweiten Blatt steht eine Legende.

Wer darf die Bildungsmatrix sehen?

Für den Zugriff gibt es eine eigene Berechtigung. Sie vergeben sie unter "Admin → Nutzer-Rollen" über den Punkt "Bildungsmatrix (Qualifikationen der Mitarbeiter)". Wer nur diese Berechtigung besitzt, sieht von den Mitarbeitern ausschließlich Name, Personalnummer und Geburtsdatum sowie deren Qualifikationen. Lohn-, Zeit- und Adressdaten bleiben ebenso gesperrt wie die übrige Personalakte.

Eine Ausnahme gilt bewusst für die Nachweise: Ein Dokument, das mit einer Qualifikation verknüpft ist, lässt sich mit dieser Berechtigung öffnen. Alle anderen Dokumente der Personalakte bleiben auch dann verschlossen.

Mitarbeiter mit dieser Berechtigung, die keine Vorgesetzten sind, erreichen den Adminbereich nicht. Sie finden die Bildungsmatrix deshalb direkt in der Seitenleiste unter "Fähigkeiten". Die Auswahl der Qualifikationen selbst können sie nicht ändern, diese bleibt Vorgesetzten vorbehalten.

Häufige Fragen

Wir nutzen die Fähigkeiten bisher nur als Häkchen. Ändert sich etwas?
Nein. Eine Qualifikation ohne den Schalter "Diese Fähigkeit läuft ab" verhält sich unverändert: kein Datum, keine Ampel, keine Erinnerung.

Warum ist eine Zelle orange, obwohl ein Datum eingetragen ist?
Dann verlangt die Qualifikation einen Nachweis, und es ist noch keiner hinterlegt. Laden Sie den Nachweis im Bearbeiten-Fenster hoch.

Kann ich die Übersicht auf einzelne Qualifikationen eingrenzen?
Ja. Über die Auswahl "Fähigkeit" in der Filterleiste blenden Sie einzelne Spalten ein oder aus. Das wirkt auch auf den PDF- und den Excel-Export.

Wo landen die hochgeladenen Nachweise?
In der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters. Von dort werden sie wie alle anderen Dokumente verwaltet.

Warum sehe ich beim Mitarbeiter keinen Reiter "Fähigkeiten"?
Dieser Reiter erscheint erst, wenn unter "Admin → Fähigkeiten" mindestens eine Qualifikation angelegt ist.